Kliendiandmete töötlemise kord

 

 

Mõisted

 

Klient on isik, kes on avaldanud soovi Smart Accounts OÜ teenuse kasutamiseks (nt esitanud taotluse lepingu sõlmimiseks) või kes kasutab või on kasutanud Smart Accounts OÜ teenust või kes on muul viisil seotud Smart Accounts OÜ osutatava teenusega.

Kliendiandmed on kõik andmed sh isikuandmed, mis on Smart Accounts OÜ-le Kliendi kohta teada.

Volitatud töötleja on isik, kes Smart Accounts OÜ ülesandel töötleb Kliendiandmeid.

Vastutav töötleja on Klient, kelle ülesandel Smart Accounts OÜ töötleb Kliendiandmeid.

 

 

Üldsätted

 

  1. Smart Accounts OÜ töötleb Kliendiandmeid vastavalt käesolevale kliendiandmete töötlemise korrale (edaspidi kord). Kord kehtib kõikide Smart Accounts OÜ Klientide Kliendiandmete töötlemisele, sh enne korra jõustumist tekkinud kliendisuhetele.
  2. Kliendiga sõlmitud lepinguga võib olla kokku lepitud täiendavaid või detailsemaid Kliendiandmete töötlemise nõudeid.
  3. Kliendiandmete töötlemise korras reguleerimata küsimustes juhindub Smart Accounts OÜ andmete töötlemisel Eesti ja Euroopa Liidu asjaomastest õigusaktidest, eelkõige isikuandmete kaitse seadusest ja Euroopa Liidu andmekaitse üldmäärusest ning järelevalveasutuste juhistest.
  4. Smart Accounts OÜ tagab Kliendiandmete konfidentsiaalsuse rakendades selleks vajalikke organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid. Smart Accounts OÜ nõuab sama ka oma koostööpartneritelt, kellele kooskõlas käesoleva korraga Kliendiandmeid edastatakse.
  5. Smart Accounts OÜ-l on õigus kliendiandmete töötlemise korda igal ajal ühepoolselt muuta teavitades sellest Klienti vähemalt üks kuu enne muudatuste jõustumist Smart Accounts OÜ veebilehel smartaccounts.eu, kui seadusega ei ole sätestatud teisiti.
  6. Klient ei tohi Smart Accounts OÜ-le (SmartAccounts tarkvara kaudu või muul viisil) edastada eriliigilisi isikuandmeid ehk andmeid, millest ilmneb isiku rassiline või etniline päritolu, poliitilised vaated, usulised või filosoofilised veendumused või ametiühingusse kuulumine, geneetilisi andmeid, füüsilise isiku kordumatuks tuvastamiseks kasutatavaid biomeetrilisi andmeid, terviseandmeid või andmeid füüsilise isiku seksuaalelu ja seksuaalse orientatsiooni kohta.

 

 

Kliendiandmete koosseis ja töötlemise eesmärgid

 

  1. Smart Accounts OÜ töötleb Kliendiandmeid peamiselt alljärgnevatel eesmärkidel:
    1. isiklikke andmeid (nimi, isikukood, isikut tõendava dokumendi andmed jne) isiku identimiseks;
    2. kontaktandmeid (telefoninumber, aadress, e-posti aadress jne) Kliendile teabe ja pakkumiste edastamiseks;
    3. kasutajaandmeid (kasutajanimi, parool jne) kasutaja tuvastamiseks tarkvarasse sisselogimisel;
    4. kasutaja päringuandmeid (IP-aadress jne) turvalisuse kaalutlustel peetavate logide koostamiseks;
    5. Kliendi poolt kogutud ja SmartAccounts tarkvarasse sisestatud andmeid (klientide, hankijate, töötajate andmed jne) raamatupidamistarkvara teenuse pakkumiseks.
  2. Eelnevas punktis on nimetatud iga andmekategooria töötlemise peamine eesmärk. Lisaks töötleb Smart Accounts OÜ eeltoodud Kliendiandmeid selleks, et
    1. hinnata pärast Kliendi taotluse läbivaatamist, kas teenuse osutamine ja lepingu sõlmimine on võimalik;
    2. hallata ja täita sõlmitud lepingut. Selleks võib Smart Accounts OÜ kontrollida lepingu alusel tehtud tehinguid ja toiminguid, uuendada Kliendilt kogutud andmeid, koostada eri alustel analüüsitud Kliendiandmete nimekirju (nt võlglaste nimekiri), nõuda sisse võlga jne;
    3. hinnata Kliendile osutatud teenuste kvaliteeti, sh teha kliendiküsitlusi;
    4. analüüsida ja prognoosida Kliendi tarbimisharjumusi, et pakkuda talle sobivaimat teenust ja teha eripakkumisi;
    5. korraldada kliendigruppide, toote ja teenuse turuosade ning muude finantsnäitajate statistilisi uuringuid ning analüüse;
    6. pakkuda Smart Accounts OÜ teenuseid ja tooteid, korraldada turunduskampaaniaid, sealhulgas loteriisid ja loosimisi, ning pakkuda ka muu partneri teenuseid;
    7. juhtida ja maandada riske ning koostada aruandeid;
    8. täita seadusega kehtestatud kohustusi, sh vastata riigiasutuse järelepärimisele ning esitada maksudeklaratsioone;
    9. kaitsta enda õigusi, sh edastada andmeid õigusnõustajale ja vaidlusi lahendavale asutusele (kindlustuse vahekohus, lepitusorgan, kohus jne).
  3. Smart Accounts OÜ töötleb punktides 7 ja 8 nimetatud eesmärkidel Kliendi kohta avalikult kätte saadavaid andmeid (nt erinevate otsingumootorite kaudu saadud andmed, samuti riigi ja kohaliku omavalitsuse andmekogudest saadud andmed) ja kolmandatelt isikutelt saadud andmeid, kui need on Smart Accounts OÜ-le edastatud seaduse nõudeid arvestades.
  4. Pärast lepingu lõppemist jätkab Smart Accounts OÜ Kliendiandmete töötlemist, kui see on vajalik, et täita õigusaktis ette nähtud kohustust või säilitada andmeid Kliendiga sõlmitud lepingust tuleneva vaidluse lahendamiseks. Smart Accounts OÜ säilitab Kliendiandmeid üldjuhul hea klienditeeninduse huvides kuni 6 kuud pärast kliendisuhte lõppemist, st kui on lõppenud kõik Kliendiga sõlmitud lepingud, kui õigusaktist ei tulene otsest kohustust säilitada Kliendiandmeid muu tähtaja jooksul.

 

 

Kliendiandmete töötlemine seaduse alusel

 

  1. Smart Accounts OÜ töötleb punktis 7 nimetatud Kliendiandmeid isikuandmete kaitse seaduses, raamatupidamise seaduses ning muudes ettevõtte tegevust reguleerivates õigusaktides ettenähtud ülesannete täitmiseks ja õiguste teostamiseks.
  2. Smart Accounts OÜ edastab Kliendiandmeid Kliendi nõusolekuta isikutele, kellele ta võib või peab õigusaktide alusel infot andma, eelkõige
    1. kohtule, kohtueelse uurimise asutusele, prokuratuurile, maksuhaldurile, kohtutäiturile ja muudele seadustes nimetatud isikutele neile seadusega pandud ülesannete täitmiseks;
    2. AS-ile Creditinfo Eesti või muule maksehäireregistri pidajale, kui Kliendil on täitmata rahaline kohustus, eesmärgiga anda registri kasutajatele (nt pankadele ja teistele krediidiandjatele) informatsiooni Kliendi varasema maksekäitumise kohta. AS Creditinfo Eesti maksehäireregistris töödeldavate Kliendi andmetega ning andmete avaldamise ja töötlemise tingimuste, edastamise aluste ja ulatusega saab Klient tutvuda veebilehel creditinfo.ee;

 

 

Kliendiandmete töötlemine lepingu sõlmimiseks, täitmiseks või täitmise tagamiseks

 

  1. Smart Accounts OÜ töötleb Kliendiandmeid lepingu sõlmimiseks, täitmiseks ja täitmise tagamiseks, sealhulgas edastab Kliendiandmeid järgmistele isikutele ja Klient ei loe seda konfidentsiaalsuse (sh ärisaladuse) hoidmise kohustuse rikkumiseks:
    1. lepingu täitmisega seotud isikule ja organisatsioonile (nt e-arvete väljastaja, tõlke-, trüki-, side- ja postiteenuse osutaja jne);
    2. riikliku andmekogu (näiteks äriregister, rahvastikuregister) pidajale, kui on vaja kontrollida Smart Accounts OÜ-le esitatud Kliendiandmete ja dokumentide õigsust ning tagada nende ajakohasus;
    3. Smart Accounts OÜ-le teenuseid osutavale isikule (näiteks audiitor, IT-, arhiivi-, õigusabiteenuse pakkuja, kliendiküsitluse korraldaja jne);
    4. krediidiandjatele, inkassoteenuse pakkujatele ja muudele kolmandatele isikutele, kellega Smart Accounts OÜ peab läbirääkimisi lepingu üleandmiseks või lepingust tulenevate nõuete loovutamiseks;

 

 

Kliendiandmete töötlemise muud juhud

 

  1. Smart Accounts OÜ töötleb Kliendiandmeid Kliendi nõusolekul, et:
    1. läbi viia turunduskampaaniaid, loteriisid ja loosimisi, uurida tarbijaharjumusi ja rahuolu ning pakkuda ja reklaamida Kliendile kõiki Smart Accounts OÜ poolt osutatavaid teenuseid, sealhulgas võib Smart Accounts OÜ sel eesmärgil teha päringuid registritesse ja andmekogudesse. Pakkumised võivad põhineda ka Smart Accounts OÜ infosüsteemide poolt füüsilise isiku osaluseta tehtud otsustel (automatiseeritud töötlus). Kliendil on õigus nõuda otsuse läbivaatamist, kui ta ei nõustu pakkumisega või selle aluseks võetud andmetega;
    2. et pakkuda ja reklaamida muu lepingupartneri tooteid või teenuseid.
    3. Kliendil on igal ajal õigus punktis 14 nimetatud nõusolek tagasi võtta, samuti keelduda reklaamist ja pakkumistest, teavitades sellest Smart Accounts OÜ-d. Info reklaamist ja pakkumistest loobumise võimaluse kohta on ka elektrooniliselt edastatud pakkumise või reklaami juures.

 

 

Kliendi õigused andmete töötlemisel

 

  1. Klient võib Smart Accounts OÜ-lt küsida enda kohta käivaid andmeid ja nõuda oma andmete parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebatäpsed. Vastava taotlusega peab Klient Smart Accounts OÜ poole vajadusel pöörduma kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.
  2. Smart Accounts OÜ vastab esitatud nõudele õigusaktidega ettenähtud tähtajal, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul, arvestades nõude saamise päevast. Kui enne vastuse koostamist on vaja asjaolusid põhjalikumalt selgitada ja kontrollida, võib Smart Accounts OÜ vastamise tähtaega pikendada.
  3. Klient võib nõuda Smart Accounts OÜ-lt oma andmete töötlemise lõpetamist, v.a juhul, kui andmete töötlemise õigus ja kohustus tuleneb seadusest või kui see on vajalik Kliendiga sõlmitud lepingu täitmiseks või täitmise tagamiseks.
  4. Kliendiandmete töötlemisega seotud lahkarvamused lahendatakse eelkõige läbirääkimiste teel. Kui see ei õnnestu, võib Klient esitada pöördumise Andmekaitse Inspektsioonile või kaebuse pädevale kohtule.

 

SmartAccountsKliendiandmete töötlemise kord