Kas mõtled juba puhkuse peale? Kuigi raamatupidamisest täielikku pausi võtta ei saa, on mõned seadistused ja tegevused, mis aitavad puhkuse ajal tööasjadega vähem tegeleda ja seda rahulikumalt nautida.
Koostasime kontrollnimekirja, mida SmartAccountsis enne puhkust üle vaadata – nii üldiste seadistuste kui ka ettevõtja ja raamatupidaja vaatest.
Üldised tegevused SmartAccountsis
- Vaata, et kõikidel kasutajatel oleks rakenduses vajalikud õigused olemas. Eemalda kasutajad, kellel ligipääsu olema ei peaks.
- Vaata üle, et kasutajatel, kes peavad arveldusele ligi pääsema, oleks ka arve saaja haldaja õigused.
- Lisa asendajale vajadusel ajutiselt ligipääs.
- Starter paketi kasutajad: vaata üle, et enne puhkust oleks piisavalt kandeid.
- Kui puhkuse ajal peab teine kasutaja kannete tellimuse eest hoolitsema, vaata üle, et tal oleks selleks õigus, või telli kanded varuga – kannetel aegumistähtaega ei ole, mistõttu ette tellitud kanded kaotsi ei lähe.
- Kontrolli, et pangaliidesed on aktiveeritud ja töös, ning lülita sisse roheliste ridade automaatne salvestamine.
- Seadista tasumata arvete automaatsed meeldetuletused.
- Vaata üle perioodiliste arvete seadistused – kui tegevusvaldkonnas teenus suvel peatub, peata ka perioodiliste arvete automaatne koostamine ja saatmine.
- Vaata üle tasumata arved.
- Koosta tuleviku arvete tasumiste kohta maksekorralduste ekspordifail, laadi see panka ja kinnita.
- Seadista sobiv lukustamise kuupäev, et puhkuse ajal ei saaks kogemata teha muudatusi perioodi, kuhu ei tohi.
- Aktiveeri kontol mitmetasemeline autentimine (MFA), kui seda veel tehtud ei ole.
Ettevõtja tegevused enne puhkust
- Genereeri ja saada enne puhkust välja kõik koostamist vajavad arved.
- Kontrolli, et tasumata arvete meeldetuletused oleksid aktiveeritud – nii töötab tarkvara sinu kasuks ka puhkuse ajal.
- Mõtle juba aegsasti deklaratsioonide peale (TSD 10. kuupäev, KMD 20. kuupäev). Kui tead, et viibid sel perioodil reisil, esita deklaratsioonid võimalusel veidi varem. Kui deklaratsioonidega tegeleb asendaja, kontrolli, et tal oleks e-MTA õigused ja võimalus andmeid raamatupidamises kontrollida.
- Kontrolli, et kõik arved oleksid tasutud või kanded tellitud, et töö vahepeal ei katkeks.
- Anna vajadusel kasutajaõigused teisele kasutajale, kes saab puhkuse ajal vajalikke toiminguid teha.
- Mõtle läbi, kuidas on lahendatud dokumendiliikumine välistes kuluhaldustarkvara liidestes (nt CostPocket, Envoice) – kas ostuarved jõuavad sealt automaatselt edasi ja kas keegi neid puhkuse ajal käsitleb ja kinnitab.
Raamatupidaja tegevused enne puhkust
- Õpeta kliendile selgeks vajalikud tegevused (nt müügiarvete koostamine, maksekorralduste faili koostamine, pangamaksete kontrollimine).
- Õpeta kliendile, kuidas tšekke pildistada ja saata need Ootel ostuarved lehele.
- Näita kliendile, kust leida aruanded ja kuidas vaadata tasumata arvete infot.
- Kontrolli üle kliendi õigused SmartAccountsis.
- Vaata üle, et ettevõtte kontol oleks kliendi jaoks piisavalt kandeid.
- Teavita kliente aegsasti puhkuseplaanidest ja vajadusest sel perioodil arved/tšekid kiiremini esitada, ning koosta TSD ja KMD võimalusel varem.
- Kui veel ei ole toimivat süsteemi, lepi kliendiga kokku, kuidas puhkuse ajal arveid edastatakse – kas selleks on eraldi kaust, e-post või kuluhaldustarkvara.
- Veendu, et klient teab: SmartAccountsi klienditugi on alati olemas ja aitab tehniliste küsimustega.
***
Küsimuste korral kirjuta meie klienditoele info@smartaccounts.eu või helista 660 3303.
