Pangamaksete import

Pangamaksete import on mugav viis vahetada andmeid internetipanga ja SmartAccounts’i vahel. Funktsionaalsuse abil on võimalik luua korraga ja kiiresti sadu makseid, mitte neid kõiki ükshaaval sisestada. SmartAccounts loeb kõikide Eesti pankade ISO XML formaadis pangakonto väljavõtet ning CSV kujul toimib import ka Swedbank, SEB ja LHV puhul.

NB! Kuna Euroopa Liidu SEPA regulatsioonist tulenevalt jäi alates 01.02.2016 kasutusele vaid ISO standardile vastav maksete failiformaat, siis CSV faili tuge me süsteemis ka enam ei täienda, mistõttu võib erienvate pankade CSV faili rakendusse importimisel esineda tulevikus tõrkeid. Palume Teil seetõttu juba praegu võimalusel kasutada CSV faili asemel ISO XML formaadis pangakonto väljavõtet.

SmartAccounts pangamaksete import

Eeltingimused

  • Hetkel töötab funktsionaalsus üksnes eurodes toimunud tehingutega. Teistes valuutades toimunud tehingud tuleb endiselt kajastada käsitsi menüüpunkti Maksed > Pangamaksed” alt.
  • Funktsionaalsus loeb pangafaili ISO XML kujul. Hetkel on veel toetatud ka CSV formaadis suuremate pankade väljavõtete import, kuid soovitame kindlasti kasutada universaalsemat ISO XML formaadis faili. Kuna alates 01.02.2016 jääb kasutusele vaid ISO XML fail, siis tulevikus CSV faili tuge enam ei täiendata. Seega soovitame juba praegu võimalusel üle minna ainult ISO XML failide kasutamisele, kuna ISO XML fail koostatakse erinevates pankades üle ühtse standardi ning selle import peaks kulgema tõrgeteta.
  • Pangafaili read, mille alusel ei ole loodud makseid, säilivad vaid kasutaja sessiooni vältel. See tähendab, et vahepeal keskkonnast välja logides, tuleb peale sisselogimist fail uuesti üles laadida. Seejuures ridu, mille alusel on juba maksed loodud, enam uuesti üles ei laeta.

ISO XML faili allalaadimine Swedbankis:

  • Valige “Väljavõtted ja raportid > Konto väljavõte”
  • Koostage väljavõte:
    Formaat: lühiformaat
    Näita koondmakse: eraldi
    Näita teenustasud: eraldi
  • Valige “Salvesta faili” ning ISO_XML_052
  • Salvestage fail arvutisse ning laadige SmartAccounts rakendusse.

ISO XML faili allalaadimine SEB pangas:

  • Valige “Arveldamine > Väljavõte > Väljavõtte eksport”
  • Väljavõtte formaat: ISO väljavõte
  • Valige “Eksport”
  • Salvestage fail arvutisse ning laadige SmartAccounts rakendusse.

Enne funktsionaalsuse kasutamist

Enne pangafaili esmakordset üleslaadimist soovitame veenduda, et:

  • Ettevõttel oleks seadistatud väljavõttele vastava numbriga pangakonto(d). Pööra tähelepanu kindlasti pangakonto valuutale ning hankijale (vaata: Panga teenustasude automaatne kajastamine). Pangakontode seadistamine: Seaded > Pangakontod”.

SmartAccounts pangamaksete import pangakonto hankija

  • Panga teenustasude automaatne kajastamine. Selleks, et oleks võimalik tekitada väljavõttest automaatselt panga teenustasude read, peab olema:
  1. vastava pangakonto juures valitud hankija;
  2. määratud panga teenustasude vaikimisi konto. Vaata ka: Seaded > Vaikimisi kontod”.

Pangafaili üleslaadimine

Pangakonto väljavõtte importimine koosneb sisuliselt järgmistest sammudest:

  1. Internetipangast konto väljavõtte allalaadimine.
  2. Faili üleslaadimine SmartAccounts’i keskkonda.
  3. SmartAccounts kontrollib, kas väljavõtte read on korrektsed ning üritab kõikidele ridadele seada juurde valuutad, pangakontod, hankijad jne. Vaata järgmist punkti.
  4. Kuvatakse nimekiri väljavõtte ridadest, mille import õnnestus. Võimalus on vaadata ka ridu, mille import mingil põhjusel ebaõnnestus (koos ebaõnnestumise põhjusega).
  5. Sul on võimalus kontrollida pakutud ridade korrektsust ning teha vastavad muudatused.
  6. Soovitud (linnukesega märgitud) pangafaili ridade alusel moodustatakse maksed (nupp “Salvesta ja loo maksed”).
  7. Kui pangafaili rida on korra avatud ning korrektseks salvestatud, luuakse makse automaatselt ning selle makse puhul enam “Salvesta ja loo maksed” vajutamine vajalik ei ole. Juba salvestatud makserida liigitatakse pangamaksete impordi ekraanil “Imporditud maksed” jaotisest “Salvestatud maksed” jaotisesse.
  8. Kui kõik maksed on salvestatud, kuvatakse neid “Salvestatud maksed” jaotises.

SmartAccounts’i kontrollid pangamaksete ridadel

Esimesed kontrollid

Pangafaili üleslaadimisel kontrollitakse iga rea puhul eraldi:

  • Kas makse kuupäev on korrektne. Kuupäev peab jääma aktiivsesse majandusaastasse ning olema peale lukustamise kuupäeva.
  • Kas valuuta on korrektne. Funktsionaalsus toetab hetkel vaid valuutat EUR.
  • Kas pangakonto on korrektne. Kas eksisteerib vastava pangakonto numbriga pangakonto, millel on seos vastava valuutaga (EUR).
  • Kas rida on juba eelnevalt imporditud või panka eksporditud (ja ekspordi käigus makse loodud). Funktsionaalsus kuvab vaid hoiatuse, kui pangafaili väljavõtte perioodil esineb vastavatel pangakontodel veel käsitsi sisestatud liikumisi.

Hankijate ja klientidega seoste loomine

Kui kõik eelnevad kontrollid on edukalt läbitud üritab SmartAccounts luua seosed vastavate hankijate, klientide ja võlgnevuste vahel:

  • Hankija või klient leitakse pangafailis sisalduva registrikoodi, pangakonto numbri või viitenumbri (tasumata arvete nimekirja järgi) alusel. Juhul, kui nendele valikutele vastavat hankijat või klienti ei leita, kuvatakse rea ees vastavat hoiatust. Klient või hankija ning vastavad võlgnevused tuleb seejärel kasutajal hiljem käsitsi sisestada. Näiteks võib kliendi automaatse tuvastamisega tekkida probleeme kui kliendi arve tasub mõni teine isik.
  • Read, mis vastavad algoritmi panga teenustasude ridade kirjeldusele, muudetakse automaatselt panga teenustasude ridadeks. Teenustasude hankijaks määratakse pangakonto hankija.
  • Juhul kui hankija või klient suudeti süsteemist tuvastatakse, vaadatakse vastava kliendi ning hankija sisestatud võlgnevusi.

Loodava makse sisu

Kui makse hankija/klient on tuvastatud, luuakse makse sisu:

  • Esmalt otsib SmartAccounts viitenumbri või makse selgituse järgi konkreetset kliendi või hankija võlgnevust. Viitenumber peab vastama võlgnevuse viitenumbrile 1:1 kujul, selgitusest otsitakse aga arvenumbreid.
  • Juhul, kui vastavat võlgnevust ei leita, jaotatakse makse summa võlgnevuste vahel, alates kõige väiksema maksetähtpäevaga võlgnevuse reast. Kirjeldame olukorda, kus klient on teile võlgu arved (kronoloogilises järjestuses) summas 40 eurot, 22 eurot ning 44 eurot. Kui kliendilt laekub teie arvele summa 60 eurot ning konkreetset arvet ei ole võimalik tuvastada, jaotatakse võlgnevus alates kõige kauem üleval olevast võlgnevusest: esimene arve tasutakse summas 40 eurot ning teisest arvest veel 20 eurot. Seega tasumata jääb teisest arvest 2 eurot ning kolmas arve terves mahus.
    Juhul, kui võlgnevused puuduvad või makse summa on suurem kui kõik võlgnevused kokku, määratakse võlgnevusi ületav summa ettemaksuks. Võtame näiteks eelmises punktis kirjeldatud juhtumi. Kuid nüüd laekub kliendilt 120 eurone makse. Sellisel juhul märgitakse kõik arved täelikult makstuks ning lisatakse ettemaks summas 14 eurot.
  • Panga teenustasude puhul määratakse summa makse lisareale ning lisarea kontoks määratakse vaikimisi “Kontod” all vastav panga teenustasude rida.

Selleks, et pangamaksete import kulgeks tõrgeteta, tuleb lühidalt:

  • täita vähemalt üks tingimustest, mille alusel leitakse seos kliendi/hankijaga. Seega peab olema kliendile/hankijale määratud kas:
  1. pangakonto number;
  2. registrikood (eraisiku puhul isikukood);
  3. viitenumber (dokumendi küljes salvestamise hetkel).

Videojuhendid

Pangamaksete import ja pangamaksete sisestamine SmartAccounts´is:

   

SmartAccountsPangamaksete import