Aeg-ajalt juhtub ikka nii, et mõni arve jääb kliendil kahe silma vahele ning seetõttu tähtajaks tasumata. Sellisel juhul tuleb saata teele tasumata arve meeldetuletus ning paluda kliendil tasumine teha.
SmartAccountsis on võimalik Pro paketis aktiveerida tasumata arvete automaatsed meeldetuletused, mis muudavad meeldetuletuste saatmise protsessi väga mugavaks.
Lisaks automaatsete meeldetuletuste kasutamisel võib kasutada ka järgnevaid võimalusi:
- saata kliendile võlas olev arve koos vastava e-kirja malliga
- saata kliendile saldoteatis
- saata kliendile väljavõte tasumata arvete nimekirjast
1. Tasumata arvete automaatsed meeldetuletused
Esimene ja kõige mugavam viis kliente tasumata arvete kohta teavitada on kasutada Pro paketis olevat automaatset meeldetuletuste funktsionaalsust.
Meeldetuletuste kasutuselevõtmine on väga lihtne – tuleb seadistada reeglid, mille alusel meeldetuletusi koostatakse ning edasi valida, kas teavitused teele saata samuti automaatselt või käsitsi. Kõik on väga lihtne ja loogiline.
Meeldetuletustega saab tasumata arvete teavituste protsessi täielikult automatiseerida.
***
Järgnevad variandid on välja toodud juhuks, kui tasumata arvete meeldetuletused pole aktiveeritud ning soovitakse teavitusi käsitsi koostada ning neid on vähe.
2. Võlgnevuse meeldetuletus vastava e-kirja malliga
Esimene lahendus on saata kliendile uuesti võlas olev arve koos vastava e-kirja malliga.
Uue e-kirja malli loomine
Uue kirjapõhja saab sisestada Seaded – E-Kirjad menüüpunktis. E-kirja tekst ning seadistus võiks välja näha näiteks alljärgnev:
Loe pikemalt saad e-kirja mallide koostamise kohta
Meeldetuletuse saatmiseks:
- ava müügiarvete nimekiri (Ost/müük – Müügiarved)
- filteeri välja üle tähtaja arved ja märgista need
- klikka nupule Rohkem ning seejärel Saada
Kirja saatmisel tuleks tähele panna, et müügiarve malliks oleks määratud äsja loodud kirjapõhi.
NB! Kui kliendil on mitu tasumata arvet, siis saadetakse iga arve eraldi e-kirjaga.
3. Saldoteatis
Teiseks võimaluseks on saata kliendile tasumata arvete meeldetuletus saldoteatisena.
Saldoteatise vaikimisi tekst on võimalik eelnevalt sobivaks muuta seadete all (Seaded – Parameetrid – Saldoteatis – Saldoteatise vaikimisi tekst).
Saldoteatisele jõuab info kompaktselt kõikide tasumata arvete kohta, küll aga ei ole saldoteatist võimalik saata välja otse tarkvarast. Saldoteatise dokument tuleb eelnevalt alla laadida ning seejärel eraldi välja saata.
Teatise saab koostada valides Aruanded – Muud aruanded – Saldoteatis
4. Tasumata arvete aruanne
Kolmandaks võimaluseks on saata kliendile väljavõte klientide tasumata arvete aruandest (leitav Aruanded – Muud aruanded – Klientide tasumata arved).
Aruandel sisaldab infot kõikide tasumata arvete kohta, küll aga ei ole sarnaselt saldoteatisele võimalik aruannet välja saata otse tarkvarast. See tuleb samuti eelnevalt alla laadida ning seejärel eraldi saata.
Küsimusi/ettepanekuid
Kirjuta meile info@smartaccounts.eu
