Tihtilugu arvatakse, et mis see raamatupidamine siis ära ei ole – programmid teevad ju kogu töö automaatselt kasutaja eest ära – kuid päris nii see ei ole. See, et tarkvara hakkaks kasutaja kasuks tööle, tuleb vastavalt enda ettevõtte spetsiifikale see eelnevalt üle vaadata ning vajadusel teha mõned lisaseadistused.
Kogenud raamatupidaja ning SmartAccountsi vanem-tarkvarakonsultant Kadri Niinemaa annab järgnevalt alustavale ettevõtjale mõned soovitused raamatupidamise korraldamisel.
Esmased seadistused
Kuigi tavapäraselt on süsteemis juba olemas näiteks vaikimisi kontoplaan ja vaikimisi artiklid, siis sellele vaatamata tuleks need seadistused üle vaadata ning vajadusel kontosid või artikleid juurde luua. Süsteemi tuleb lisada ka kõik ettevõtte pangakontod ning kassad. Kui kasutusel on laoarvestus, tuleb luua ladu või vajadusel mitu erinevat ladu.
Enamikesse raamatupidamistarkvaradesse on sisse ehitatud mitmeid tööd lihtsustavaid ja aega säästvaid lahendusi.
- Näiteks liidesed pankadega, mis toovad pangaväljavõtted ehk tehingud otse rakendusse ja kandeid ei ole vaja enam käsitsi teha või maksekorralduste eksport, mis lihtsustab arvete tasumist.
- Liides Maksu – ja Tolliametiga hoiab samuti aega kokku, sest deklaratsioonid saab saata otse rakendusest ja vajadusel siis neid e-maksuametis täiendada.
- Kui ettevõtte tegevus on juba niivõrd mahukas, et ostuarveid tuleb ühes kuus sisse suuremas koguses, on mõistlik kõrvale kasutusele võtta rakendus, mis digiteerib ja konteerib arved ning saadab need otse raamatupidamistarkvarasse. Siin on peidus suur ajavõit raamatupidajale, kuid sellele eelneb veel töö antud rakenduses, et arvetel olev sisu ka õigetele kontodele jookseks.
Kui kõik on seadistatud, saab nö ‘lihtsamaks’ tehtud raamatupidamine alata.
Kas mul on raamatupidajat vaja?
Kui sul endal pole kogemust raamatupidamisega ehk mõisted ’deebet’ ja ‘kreedit’ on sulle võõrad ning sa pole kindel, mida näitavad sulle bilanss ja kasumiaruanne, siis soovitaksin kindlasti leida endale pädeva kompetentsiga raamatupidaja, kes aitaks valida sobiva raamatupidamistarkvara ning raamatupidamisandmed kenasti sisse seada.
Kui oled valmis ka ise osaliselt raamatupidamisse panustama või soovid seda koguni täiesti iseseisvalt korraldama hakata, on soovitus siiski lasta raamatupidajal esimesed kanded, arved, pangamaksed ära teha ning juhendada, kuidas ja mida on vaja teha, et tulevikus ei tekiks vigu. See on oluline, kuna alguses tehtud vale töö võib hiljem palju maksma minna.
Hea raamatupidaja leidmiseks kasuta pigem oma tuttavaid või tuttavate tuttavaid, kellel on veidi pikem töökogemus ja kelle kohta oled häid soovitusi kuulnud.
Raamatupidamise edasine korraldamine
Paljud alustajad ettevõtjad ei tea, et müügi kajastamiseks tuleb luua müügiarved ja ostu kajastamiseks ostuarved, mille aluseks on algdokumendid. Mõnel juhul arvatakse, et ettevõtte pangaväljavõttest piisab, et rakendus koostaks selle põhjal automaatselt arved, kuid tegelikult see nii ei ole.
Raamatupidamise korraldamise süsteemi sisseseadmisel tuleks paika panna ettevõtte töövoog, kuidas liiguvad arved ning kes mida teeb. Raamatupidamistarkvarades on võimalik anda ligipääsusid erinevatele kasutajatele (tihti ka erinevate õigustega), olenevalt sellest, mida konkreetne kasutaja tarkvaras tegema peab.
Näiteks saab ettevõtte omanik hakata ise koostama ja saatma müügiarveid ning ülejäänud tegevused võivad jääda raamatupidaja kanda.
Taustal tuleb selgeks teha erinevad regulatsioonid, mis tähendab, et tuleb teada, millistel juhtudel kasutada erinevaid käibemaksumäärasid, kuidas toimub maksustamine, kui müüakse kaupa/teenust Euroopa Liitu või väljapoole Euroopa liitu.
Käibemaksukohustuslase puhul on väga oluline õigesti tehtud töö ja sisestatud arved, sest selle tulemusel koostatakse käibedeklaratsioon.
Ostuarvete sisestamine ja ohukohad
Siin on välja toodud mõned nüansid, mida tuleks tähele panna ostuarvete sisestamisel:
1. Vastuvõtukulud
Vastuvõtukuludelt ei tohi maha arvata sisendkäibemaksu ehk vastuvõtukulu tuleb sisestada alati lõppsummas. Vastuvõtukulud tuleb deklareerida väljamakse kuule järgneva kuu 10. kuupäeval antud kuu TSD deklaratsiooni lisal 5. Kui vastuvõtukulu ületab piirmäärasid, tuleb tasuda ka tulumaks tulumaks.
Vastuvõtukulude kajastamine SmartAccountsis
2. Erisoodustused
Erisoodustuskulud tuleb deklareerida väljamakse kuule järgneva kuu 10. kuupäeval antud kuu TSD deklaratsiooni lisal 4. Sellelt kulult arvestatakse nii tulu- kui sotsiaalmaks. Maksud tuleb tasuda samal päeval ehk 10-ndal.
Sarnaselt vastuvõtukuludega ei tohi erisoodustustelt maha arvata sisendkäibemaksu ehk erisoodustuskulu tuleb sisestada alati lõppsummas.
Erisoodustuste kajastamine SmartAccountsis
3. Puuduvad dokumendid
Tihtilugu peavad raamatupidajad ‘taga ajama’ puuduvaid dokumente. Pangaväljavõttelt on näha, et tasumine on toimunud, kuid dokumente selle kohta ei ole. Mõnel juhul tuleb üllatusena see, et dokumendita väljamaksed on tulumaksuga maksustatavad.
Seega kui raamatupidaja ei ole dokumente saanud, tuleb need samuti deklareerida järgneva kuu 10. kuupäeval TSD lisal 6. Lihtsam on muidugi ostudokumentide kohta korralikku arvestust pidada ning need õigeaegselt raamatupidajale edastada.
4. Ettevõtlusega mitteseotud kulud
Võib ette tulla olukordi, kus ettevõtte alt ostetakse asju isiklikku tarbimisse. Siinkohal tuleb veidi tehingu sisusse süveneda, kuna mõnel juhul võib see ost olla ka põhjendatav. Samuti on ette tulnud olukordi, kus soetatakse bussi- või laevapileteid kas enda kaaslasele või ettevõttes mittetöötavale isikule. Sellisel juhul tuleks tuvastada, kas tegemist on ettevõtlusega mitteseotud kuluga (deklareeritakse lisal 6) või hoopiski erisoodustusega, millelt arvestatakse nii tulu- kui sotsiaalmaks (deklareeritakse lisal 4).
Nimetatud juhtudel ei ole lubatud ka sellistel kuludelt sisendkäibemaksu maha arvata. Juhul, kui tegu on ekslikult tehtud kulutustega, tuleks sellised ostud ettevõtte kontole tagasi maksta, et ei tekiks maksukohustust.
Kokkuvõtteks
Kui oled alustav ettevõtja ning ei tunne end raamatupidamises väga kindlalt, kuid soovid, et sinu ettevõtte rahaasjad oleks korras, siis soovitame leida raamatupidaja, kes vajadusel konsulteeriks ja viiks sisse raamatupidamisarvestuse.
Raamatupidaja saab aidata ning õpetada, kuidas lihtsamaid või korduvaid tegevusi ise teha. Kui oled kiire õppija, saad tulevikus juba ka teisi tehinguid ise kajastada ning raamatupidaja ülesandeks jääb sinu andmete ülevaatamine ning majandusaasta aruande esitamine.
