SmartAccounts ja Scoro liides

Scoro on äritarkvara paljude kasulike funktsioonidega projektihalduse, pakkumiste haldamise jne tarbeks. Seejuures on tarkvaras puudu aga raamatupidamine. SmartAccounts koos Scoro’ga moodustavad mugavalt kasutatava ja mitmekülgseid võimalusi pakkuva terviku SmartAccounts’i Scoro liides töötab järgmiste andmetega:

  • Ostuarvete importimine Scoro > SmartAccounts;
  • Müügiarvete importimine Scoro > SmartAccounts;
  • Maksete importimine Scoro > SmartAccounts;
  • Maksete eksportimine SmartAccounts > Scoro.

Scoro liidese kasutamise eeldus on Scoro API võtmete sisestamine SmartAccounts’i. Selleks toimi järgnevalt:

  1. Navigeeri Scoro’s API administreerimise lehele: “Admin > Liidestused > API”.
  2. Kui Sinu kontol on aktiveeritud API, siis leiad sellelt lehelt võtmed, mis on vajalikud API kaudu Scoro’ga liidestumiseks.
  3. Ava SmartAccounts’is liidetud teenuste lehekülg (“Seaded > Liidetud teenused”) ning sisesta vastavad võtmed SmartAccounts’i. SmartAccounts Scoro äritarkvara liidestamine

Nii lihtsalt saadki SmartAccounts’i ja Scoro vahelist liidest kasutama hakata.

Scoro liidesega tegelemiseks on kõige olulisem menüüpunkt SmartAccounts’is “Ost/Müük > Impordi Scorost”.

Andmete importimine Scorost

SmartAccounts andmete import Scorost

Menüüpunktist “Ost/Müük > Impordi Scorost” leiad kõik võimalused andmete importimiseks Scorost. Andmete importimise juures on oluline see, et Scoro’st juba imporditud dokumente enam ei uuendata. See tähendab, et ärihaldustarkvarast tuleks importida vaid selle perioodi dokumendid, mis lähevad Sinu ettevõttes raamatupidamisse ning mida enam ei muudeta (sh ka ei kustutata jne).

Kõikide toimingute (arved ja maksed) import toimub tarkvaras sarnaselt:

  • Avanenvalt ekraanilt vajutada (vastava toimingu juurest) nupul “Impordi”.
  • Avaneval ekraanivormil vali sobilikud kuupäevad. Peale esimest importimist täidetakse kuupäevad tarkvara poolt automaatselt. Näiteks impordid müügiarved 01.01.–10.01., siis järgmisel ekraani avamisel näiteks 13.01. pakutakse automaatselt kuupäevadeks 11.01.–12.01. (13.01. toimingud on veel pooleli).
  • Kuvatakse nimistud SmartAccounts’i lisanduvatest andmetest ning andmete importimiseks vajuta nupul “Impordi”.

SmartAccounts ostuarvete import Scorost

Scoro liides ning hankijate, klientide ja artiklite ID-d

Peamiselt liiguvad andmed Scorost SmartAccounts’i suunal, mis tähendab, et kui arveid imporditakse Scorost SmartAccounts’i, siis tekitatakse SmartAccounts’is samuti uued kliendid, hankijad ning artiklid. See toimib kenasti juhul, kui SmartAccounts’i andmebaas on tühi. Kuidas aga toimida juhul, kui samad tehingupartnerid ja artiklid eksisteerivad mõlemal pool?

Kui Scorost imporditakse arve, millel on klient/hankija ning artiklid, siis SmartAccounts’is arve loomisel otsitakse seoseid olemasolevate partnerite ja artiklitega just nende ID-de järgi, mis on Scoros tehingupartneritele ja artiklitele külge pandud.

Kui toimub esmakordne konkreetse kliendi/hankija/artikliga seotud arve importimine, siis sellel hetkel Scoro ID-sid veel SmartAccounts’is ei ole. Sellest tulenevalt ei leita olemasolevaid seoseid ning partner/artikkel luuakse topelt.

Kuidas vältida topelt andmete tekkimist?

Selleks, et Scorost andmete importimisel ei tekiks topelt andmeid, tuleb sisuliselt enne esmast arvete importimist varustada SmartAccounts’i andmebaas Scoro ID-dega.  Scorost on võimalik kliente ja hankijaid eksportida vastavatest nimekirja vaadetest. Tooteid saab eksportida tootebaasist.

Artiklid:

Toimi palun alljärgnevalt:

  • Logi sisse Scoro kontole;
  • Ekspordi artiklite nimekiri, kus oleks näha tooted koos Scoro ID-dega;
  • Logi sisse SmartAccounts’i kontole;
  • Ava menüüpunkt ‘Ost/müük’ – ‘Artiklid’. Edasi klikka ‘Rohkem’ – ‘Ekspordi’.
  • Täida äsja salvestatud failis ära veerud:
      • ‘Liidetud teenus’
      • ‘Liidetud teenuse ID’
  • ‘Liidetud teenus’ veergu märgi tähis ‘SC’ ning ‘Liidetud teenuse ID’ veergu märgi Scorost failist leitud artikli ID.
  • Salvesta fail CSV vormingus ning impordi SmartAccounts’i tagasi (Ost/müük – Artiklid – Rohkem – Ekspordi).
  • Olemasolevad andmed kirjutatakse uute andmetega üle.

Kliendid:

  • Toimi palun alljärgnevalt:
  • Logi sisse Scoro kontole;
  • Ekspordi nimekiri, kus oleks näha kliendid koos Scoro ID-dega;
  • Logi sisse SmartAccounts’i kontole;
  • Ava menüüpunkt ‘Ost/müük’ – ‘Artiklid’. Edasi klikka ‘Rohkem’ – ‘Ekspordi’.
  • Täida äsja salvestatud failis ära veerud:
      • ‘Liidetud teenus’
      • ‘Liidetud teenuse ID’
  • ‘Liidetud teenus’ veergu märgi tähis ‘SC’ ning ‘Liidetud teenuse ID’ veergu märgi Scorost saadud artikli ID.
  • Salvesta fail CSV vormingus ning impordi SmartAccounts’i (Ost/müük – Artiklid – Rohkem – Ekspordi).
  • Olemasolevad andmed kirjutatakse uute andmetega üle.

Hankijad:

  • Toimi palun alljärgnevalt:
  • Logi sisse Scoro kontole;
  • Ekspordi nimekiri, kus oleks näha hankijad koos Scoro ID-dega;
  • Logi sisse SmartAccounts’i kontole;
  • Ava menüüpunkt Ost/müük – Artiklid. Edasi klikka ‘Rohkem’ – ‘Ekspordi’.
  • Täida äsja salvestatud failis ära veerud:
      • ‘Liidetud teenus’
      • ‘Liidetud teenuse ID’
  • ‘Liidetud teenus’ veergu märgi tähis ‘SC’ ning ‘Liidetud teenuse ID’ veergu märgi Scorost saadud artikli ID.
  • Salvesta fail CSV vormingus ning impordi SmartAccounts’i (Ost/müük – Artiklid – Rohkem – Ekspordi).
  • Olemasolevad andmed kirjutatakse uute andmetega üle.

Artiklid ja ladu

Selleks, et Scorost imporditud artiklid salvestada SmartAccounts´is laoartiklitena, on vajalik Scoros artiklile juurde lisada tunnus “Laoartikkel”.

Tunnuseid on võimalik sisestada Scoros menüüvalikus ‘Seaded’ – ‘Keskkonna seaded’ – ‘Tunnused ja seaded’ – ‘Toodete tunnused’.

SmartAccounts Scoro tunnused ja seosed

Kui artiklile on lisatud juurde tunnus “Laoartikkel” ning selline artikkel Scorost dokumentide importimisel tuvastatakse, siis salvestatakse see artikkel ka SmartAccounts´is laoartiklina, valitakse arvele ladu ning tekitatakse ka laoliikumised.

SmartAccounts Scoro laoartikkel

Maksete info edastamine Scorosse

Võib-olla on Sinu ettevõttes kasulik üles ehitada protsessid sedasi, et maksete haldamine toimub SmartAccounts’i poolel, kuid näiteks müügiarved sisestatakse Scorosse. Sel juhul on mugav kasutada maksete andmete automaatset edastamist Scorosse. Automaatse liidese aktiveerimiseks tuleks navigeerida menüüpunkti “Seaded > Liidetud teenused” ning Scoro liidese plokis määrata linnuke “Saada maksed Scorosse” juurde.

Sellise seadistuse juures hakkab SmartAccounts kord tunnis saatma eelmisel tunnil tarkvarasse lisatud maksete kohta infot ka Scorosse. Oluline on, et infot saadetakse vaid nende maksete kohta, mis on seotud Scoro’st imporditud müügi- või ostuarvetega (vaata eelmist punkti). Muude maksete kohta infot ei saadeta, sest Scoros puuduvad sel juhul dokumendid, millega andmeid siduda.

SmartAccountsÄritarkvara Scoro