Pangamaksete impordi lisareeglid

Pangamaksete seadete menüüvalikus Maksed -> Pangamaksete import -> Rohkem -> Seaded lehel on võimalik seadistada pangamaksete impordi lisareegleid. Lisareeglite seadistamine on kättesaadav Pro paketi kasutajatele. Lisareeglid on peamiselt vajalikud selliste tehingute leidmiseks, millega ei ole seotud arveid (näiteks intressikanded, igakuised laenutagastused jms).

Lisareeglid rakenduvad alles siis, kui vaikimisi reeglitele ükski rida ei vasta, seega ridadele, mis on jäänud seostamata ja on nö punased.

Reeglite seadistamine

Reeglite seadistamisel on 2 etappi:

esmalt tuleb seadistada KUI plokk, milles määratakse tingimused, mis peavad olema täidetud, et reegel rakenduks.
SIIS plokis määratakse aga ära see, mis täpselt juhtub – ehk milliste andmetega pangamakse luuakse, kui on tuvastatud KUI plokis määratud tingimustele vastav rida.

KUI tingimused

Väli, mida pangafailist otsitakse

Kasutajal tuleb esmalt määrata väli, mida pangafailist otsima hakatakse. Võimalik on valida 5 erineva välja vahel:

makse kirjeldus
partneri nimi
partneri registrikood
partneri pangakonto
viitenumber

Väärtus, mida väli peab sisaldama

Järgmises lahtris tuleb vabatekstina sisestada väärtus, mida see väli peab sisaldama. Välja täitmine on kohustuslik.

Oluline on tähele panna, et KUI tingimusi võib lisada lõpmatult palju, küll aga peab arvestama, et reegel rakendub ainult siis, kui kõik tingimused on täidetud.

Raha liikumise suund

Lisaks on võimalik määrata reeglile raha liikumise suund.

Kõik. Reegel rakendub sissetulekutele ja väljaminekutele.
Sisse. Reegel rakendub ainult sissetulekutele.
Välja. Reegel rakendub ainult väljaminekutele.

Vaikimisi on määratud ‘Kõik’ – reegel rakendub nii väljaminekutele, kui sissetulekutele.

SIIS tegevus

Edasi tuleb kasutajal määrata, milliste andmetega pangamakse lisarida luuakse, kui tuvastatakse ‘KUI’ plokis määratud tingimustele vastav impordirida. Lisaridasid saab lisada lõputult palju.

Klient/hankija. Kasutaja saab siduda maksed mõne konkreetse kliendi või hankijaga. Kui reeglile on määratud konkreetne klient/hankija, seotakse kõik reegli järgi tuvastatud impordiread selle kliendi/hankijaga. Kliendi/hankija valimine ei ole kohustuslik. Kui väli jätta tühjaks, siis määratakse maksele failist automaatselt SmartAccountsi üldiste pangamaksete reeglite alusel tuvastatud klient/hankija. NB Klient/hankija peab eelnevalt juba andmebaasis olema salvestatud, muidu seda maksele ei määrata.
Konto. Konto määramine on kohustuslik. Valida tuleb konto, millel konkreetse reegliga seotud tehing kajastada.
Kirjeldus ja summa. Kirjelduse ja summa määramine ei ole kohustuslik. Kui reeglile on määratud konkreetne kirjeldus või summa, siis eelistatakse neid, kui aga mitte, siis määratakse maksele failist tuvastatud kirjeldus ja summa.
Objekt. Objekti valimine ei ole kohustuslik. Kui see on reeglile määratud, siis jõuab see ka reegli alusel tuvastatud maksetele.
Summa.
- - - Kui summa lahter on tühi, siis määratakse maksele summa jääk (ehk pangaväljavõttest tuvastatud ülekande summa, mis on ridadega veel seostamata).
    - Kui lahtrisse on määratud kindel summa, eelistatakse seda.
    - Kui lisaridu on rohkem kui 1, siis uue lisarea lisamisel määratakse automaatselt eelmise lisarea summaks ‘0.00’ – rida sellisel juhul tühjaks pole võimalik jätta.
    - Kui reeglis on mõne lisarea summaks määratud 0.00, siis see rida automaatselt nn roheliseks ei lähe ja rida tuleb kasutaja poolt käsitsi üle kontrollida ja salvestada.

Reegli nimi

Kui reegel salvestatakse, siis luuakse reeglile nimi, mis koosneb KUI ploki tingimustest. Nimi on selleks, et oleks võimalik reegleid omavahel eristada.

Reeglite aktiivsus

Kõiki reegleid saab muuta aktiivseks/mitteaktiivseks. Vaikimisi on kõik reeglid aktiivsed.

Reeglite kustutamine

Kõiki reegleid on võimalik kustutada. Selleks on reegli päises prügikasti ikoon.

Reeglite rakendumine

Lisareeglid rakenduvad kõikidele seostamata (ehk nn punastele) impordi ridadele ja selle summa ulatuses, mis SmartAccountsi vaikimisi reeglitest jäi katmata.

Lisareeglid rakenduvad selles järjekorras nagu nad lisareeglite jaotises on järjestatud. Vajadusel saab kasutaja ridu lohistades järjekorda muuta.

Reeglite järjekord on oluline, kui on loodud sellised reeglid, mis võiksid rakenduda ühele ja samale maksereale. Sellisel juhul võtab järjekorras kõrgemal asuv reegel võtab selle makserea endale esimesena ning järgmine reegel talle enam ei rakendu.

Kui leitakse makserida, millele reegel rakendub, siis näidatakse rea juures välja ‘Leitud seos’ valiku juures lisareegli järjekorranumbrit. Selle põhjal on võimalik viia kokku, milline lisareegel rakendus.

Reeglite muutmine ja salvestamine

Kui lisareegleid muudetakse ning üle salvestatakse, käivitub uuesti ka uuendatud reeglite alusel seoste otsimine.

Roheliseks lähevad need makseread, mis on valmis salvestamiseks. Ehk et kui lisareegli alusel saavad täidetud kõik makse kohustuslikud väljad ning makse summa ühtib pangafailist sisse loetud summaga. Muul juhul jääb rida punaseks.

NB! Nagu eespool mainitud, ei lähe kunagi ‘roheliseks’ sellised read, kus mõne lisarea makse summaks on määratud 0.00. Sellised read jäävad kollaseks ja tuleb kasutaja poolt käsitsi salvestada.

Mõned näpunäited, mida arvestada:

Intressitulude reeglit saab luua nt ‘Makse kirjeldus’ sisaldab väärtusega. Kui ettevõttel on mitu panka ning soovib igast pangast laekunud intressid siduda konkreetse pangaga (või nt erinevatel kontodel), siis tuleb luua iga panga jaoks eraldi reegel ning makse kirjelduse väärtus määrata võimalikult täpselt, niimoodi, et see oleks unikaalne kõikides reeglites.
Reegleid seadistades on tähele panna seda, et raha laekumised on seotud kliendiga ning raha väljaminekud hankijaga. Seega selleks, et intressitulude reegli alusel saaks eduka seose luua, on vajalik pank lisada kliendiks. Kui pank lisatakse intressitulude reeglis hankijaks, siis nn rohelist seost ei looda (rida luuakse vale märgiga ning makse tuleb käsitsi korrigeerida ja salvestada).
Kui reegel koosneb kahest lisareast ning ühele reale on määratud summaks 0.00, siis seos jääb ‘kollane’ ning makse tuleb kasutajal endal korrigeerida ja salvestada.
Kui reegel koosneb kahest lisareast ning kummalegi reale on määratud kindel summa ja see kattub konto väljavõtte andmetega, siis luuakse ‘roheline’ seos. Kui väljavõtte summa etteantud summadega ei kattu, siis jääb rida ‘punaseks’ ning see tuleb kasutajal korrigeerida ja salvestada.

Näide reegli loomise kohta:

Näide 1. Pangast intressitulu laekumine:

NB! Iga panga kohta tuleb luua eraldi reegel.

Näide 2. Makse kirjelduse ja partneri nime seostamine

Oleme näites sisestanud 2 reeglit ning lisanud tingimused, milliseid vasteid maksete impordi ridadelt otsitakse.

Järgnevalt selgitame, kuidas vabateksti ridadelt otsitakse:

Kui on lisatud mitu tingimust, siis peavad olema täidetud, et reegel rakenduks. Meie näites on lisatud 2 KUI tingimust, ‘Makse kirjeldus’ ja ‘Partneri nimi’, seega peavad mõlemad olema täidetud, et reegel rakenduks.

Vastete otsimine

‘Sisaldub’ välja sisestatud väärtus peab sisalduma pangafailis vastavas kohas. Elimineeritakse tühikuid (eest ja tagant, aga mitte keskelt) ning ühtlustatakse suured ja väikesed tähemärgid.

Kui on reegel, et ‘Makse kirjeldus’ sisaldab ‘Laenu tagastus’, siis sellise reaga, kus on kirjelduseks märgitud kokkukirjutatult ‘Laenutagastus’ ei looda seost. Küll aga luuakse seos kirjeldustega ‘Laenu tagastus leping L0001’ või ‘Leping L00001 laenu tagastus’, või ‘LAENU TAGASTUS’ või ‘laenu tagastus’.

Kui on reegel, et Partneri nimi sisaldab OÜ Kalasaba ja väljavõttes on partneri nimeks Kalasaba Osaühing, siis reegel ei rakendu. Kehtib sama loogika, nagu eelmises punktis kirjeldatud – kogu ‘sisaldub’ välja sisestatud väärtus peab sisalduma väljavõtte vastavas kirjes. Lahendus oleks reeglisse kirjutada ‘Partneri nimi’ sisaldab ‘Kalasaba’ (ehk ilma OÜ-ta).