Kuidas edasi?

Kui oled oma ettevõtte esmased seadistused ära teinud, siis võid asuda juba oma igapäevase raamatupidamise korraldamise juurde.

Kõikide dokumentide kohta, mida Sa süsteemi sisestad, luuakse automaatselt juba ka vastav pearaamatu kanne. See tähendab seda, et kui Sa müügiarve, ostuarve või mõne muu dokumendi sisestad ja salvestad, ei pea Sa täiendavalt sisestama käsitsi pearaamatu kannet, vaid müügiarve või ostuarve salvestamine loob juba automaatkande ning tulu või kulu kajastubki juba õigel kontol.

Pakkumised ja tellimused on aga erandiks nende salvestamine süsteemis raamatupidamiskandeid ei loo.

Kordame igaks juhuks veel üle:

  • Ettevõtte pangakontod sisesta menüüpunktis Seaded – Pangakontod
  • Ettevõtte logo sisesta menüüpunktis Seaded – Minu SA – Minu ettevõtted. Ava enda ettevõte ja lae logo üles
  • Kui ettevõttel on laokaupa, siis sisesta süsteemi ladu Ladu- Laod – Lisa uus
  • Lisakasutajaid sisesta süsteemi menüüpunktis Seaded – Kasutajad
  • Seaded – Parameetrid menüüpunktis sisesta e-kirja vaikimisi tekst, arve lisainfo tekst, muuda vajadsuel müügiarvenumbri kuju jne.

Kliendid ja hankijad

Kliente ja hankijaid on võimalik süsteemi lisada arve sisestamisel või siis menüüpunktis Ost/müük – Kliendid – Lisa uus.

Kui Sul eksisteerib fail, kus on olemas kõikide klientide andmed, siis on võimalik seda importida ka meie süsteemi. Tähele tuleb panna seda, et fail vajab enne SmartAccounts´i importimist kindlasti pisut kohendamist.

Selleks, et näha täpselt SmartAccounts´i sobivat faili, toimi nii:

  • Sisesta süsteemi üks näidisklient (Ost/müük – Kliendid – Lisa uus) ning salvesta andmed;
  • Seejärel vajuta “Rohkem” nuppu ning “Ekspordi” nuppu;
  • Peale “Ekspordi” vajutamist saad salvestada arvutisse näidisfaili kliendi andmetega.
  • Ava fail ning kopeeri enda klientide andmed olemasolevasse faili.
  • Salvesta fail CSV vormingus ning impordi SmartAccounts´i (Ost/müük – Kliendid – Rohkem – Impordi).Klientide andmebaasi eksportimine

 

 

Samamoodi saad toimida ka hankijate ning artiklitega.

Müügiarved

Müügiarved sisesta süsteemi menüüpunktis Ost/müük – Müügiarved

Kui Sinu ettevõte ei ole veel käibemaksukohustuslane, siis kasuta arveridadel käibemaksukoodi KM-vaba.

Loe müügiarvete kohta edasi müügiarvete juhendist.

SmartAccounts müügiarve ekraan

Kui soovid müügiarvele lisada ka lisainfot (lepingu tingimused, maksetingimused jne), siis kasuta selleks “Lisainfo” lahtrit.

Vaikimisi lisainfo tekst sisesta menüüpunktis Seaded – Parameetrid – Müügiarve, tellimuse või pakkumise PDF – Müügiarve lisatekst.

Ostuarved

Oma ettevõtte kulud sisesta süsteemi ostuarvete alt (Ost/müük – Ostuarved)

Loe ostuarvete kohta pikemalt ostuarvete juhendist.

SmartAccounts ostuarve ekraan

Aruandev isik
Kui arve tasus näiteks ettevõtte juhatuse liige ehk aruandev isik, siis kasuta arvel maksete jaotises “Koos arvega” makseviisi “Aruandev isik”.

Aruandva isiku makseviis märgib arve tasutuks ning samas tekitab kande aruandvate isikute kontole (ettevõttel tekib võlgnevus aruandvale isikule).

Selleks, et seda võlgnevust juhatuse liikmele tagasi kanda, tuleb sisestada üks pangamakse ning täita ära pangamakse lisarida. Kui tasumine toimus kassast, siis sisesta kassamakse (Maksed – Kassamaksed – Lisa uus).

Ostuarvete pöördkäibemaksustamine
Kui Sul eksisteerib ka Euroopa Liidu siseseid ostuarveid, mis tuleb pöördkäibemaksustada, siis toimi nii:

  1. Lisa süsteemi hankija ning sisesta talle hankijkaardil KMKR number (ehk VAT no);
  2. Määra hankijakaardil vaikeväärtuste all käibemaksumääraks 20% pöördmaks (või 9% pöördmaks) – selliselt sisestatakse vastava hankija ostuarved vaikimisi käibemaksumääraga;
  3. Määra hankijale hankijkaardil asukohariigiks Eestist erinev EL-i kuuluv riik. Riike saad lisada ja seadistada menüüpunktis Seaded – Riigid;
  4. Seejärel sisesta vastava hankija ostuarve süsteemi.
  5. Automaatse algoritmi alusel lähevad arved pöördkäibemaksustamisele 20% käibemaksumääraga (või 9% käibemaksumääraga).

Vaata ka meie EL-siseste tehingute videojuhendit.

Tšekiäpp

Kui Sul tekib palju kulutšekke, mille soovid mugavalt edastada oma raamatupidajale, lae alla meie tšekiäpp ning ühenda oma seade SmartAccounts´iga. NB! Hetkel on toetatud Android seadmed.

Äpp lae alla siit: https://play.google.com/store/apps/details?id=eu.smartaccounts.android

Edasi ühenda oma seade SmartAccounts´iga menüüpunktis Seaded – Seadmed

Loe meie tšekiäpi kohta lähemalt tšekiäpi juhendist.

Pangamaksed

Selleks, et sisestatud müügiarveid ning ostuarveid laekunuks ja tasutuks märkida, kasuta pangamakseid. Pangamakseid saab süsteemi sisestada menüüpunktis Maksed – Pangamaksed. Pangamaksete lisamiseks tuleb ekraanil üles otsida kas sobiv klient või hankija, märkida linnuke arvereale, valida sobiv pangakonto ning salvestada makse.

Loe pangamaksete kohta edasi meie juhendist.

SmartAccounts pangamakse lisamine

Lisaread
Lisaread on abiks näiteks siis, kui soovid kajastada panga teenustasusid või arvelduskonto intressitulu.

Vali lihtsalt hankijaks oma pank (Swedbank, SEB jne) ning täida ära lisarida selliselt, et märgid ära koguse, hinna ning pearaamatu konto (panga teenustasude puhul vastavalt konto “Panga teenustasud”).

Kogus on oluline juhul, kui soovid korraga kajastada kõik ühel päeval maha läinud teenustasud. Juhul, kui tegid päeva jooksul 5 ülekannet, mille hinnaks oli 0.16 €/ülekanne, siis märgigi koguse lahtrisse 5.

Käibedeklaratsioon

Kui Sinu ettevõte on käibemaksukohustuslane ning peab igakuiselt koostama ka käibedeklaratsiooni, siis seda saad teha, kui valid rakenduse menüüst Maksud – Käibedeklaratsioonid – Lisa uus.

SmartAccounts käibedeklaratsiooni koostamine

Vali periood, mille kohta soovi käibedeklaratsiooni luua ning vajuta “Koosta”. Pane tähele, et käibedeklaratsioon koostatakse süsteemis vaikimisi ostu – ja müügiarvete põhjal. See tähendab seda, et kui lisaks ostu – ja müügiarvetele on süsteemi sisestatud ka pearaamatu kandeid ehk finantskandeid menüüpunktis Pearaamat – Pearaamatu kanded, siis need tehingud automaatselt käibedeklaratsioonil ei kajastu.

Toome näite:

Oletame, et raamatupidaja sisestas ettevõtte juhatuse kuluaruande pearaamatu kandega (Pearaamat – Pearaamatu kanded – Lisa uus). Selleks, et nendelt kuludelt tagasiküsitud sisendkäibemaks kajastuks ka käibedeklaratsioonil, tuleb sisendkäibemaksukonto käibedeklaratsioonile juurde seadistada. Valem sisesta Seaded – Käibedeklaratsiooni seaded menüüpunktis 5. reale kujul:

-A21512 (miinus A21512)

A- arvetevälised tehingud, ehk tehingud, mis ei ole sisestatud süsteemi arvete kaudu)

21512 – konto kood

Loe käibedeklaratsiooni kohta edasi meie juhendist.

Töötajad

Kui Sa maksad endale igakuiselt töötasu või on Sul alluvaid, kelle töötasu Sa igal kuul arvestad, siis tuleb süsteemi sisestada ka töötajad. Seda saab teha menüüpunktis Palk – Töötajad.

SmartAccounts töötaja kaart

Sisesta töötaja andmed ning määra “Aktiivne alates” kuupäev. “Aktiivne alates” kuupäev on kuupäev, millest alates töötaja palgalehele kantakse.

NB! See ei ole kuupäev, mille alusel puhkusepäevade saldot arvestatakse. Puhkusepäevade saldot hakatakse töötajale arvutama juhul, kui Töötasude jaotises on töötajale määratud väljamakseliigiks Tööleping.

Töölepingu alguskuupäev võiks olla kuupäev, millise seisuga SmartAccounts´i kasutama hakatakse. Ehk, kui võtad SmartAccounts´i kasutusele 01.01.2015, siis määra ka töölepingu alguskuupäevaks 01.01.2015.

Loe töötajate lisamise kohta edasi pikemalt siit.

Töötasude arvestamine

Igakuiseks palgaarvestuseks ava rakenduse menüüpunkt Palk – Töötasud – Lisa uus. Vali periood, mille kohta soovid palgad arvestada ning vajuta “Arvuta”.

Palgalehele kantakse töötajad ning neile töötajakaardil määratud väljamakseliigid. Kui töötajale töötajakaardil väljamaksed määratud ei ole, siis võid selle palgalehel valida käsitsi klikates palgalehel töötaja nime all lingile “Lisa väljamakse liik”.

Juhul, kui töötajal on palgalehe perioodis puhkuseid või puudumisi, kuvatakse töötaja nime ees ka vastavat märget. Klikates rohelisele kellukesele, näitab programm Sulle välja ka põhjuse, miks teavitust kuvati (puhkus, haigusleht jne).

SmartAccounts palgaleht

Loe palgaarvestuse kohta edasi siit.

Puhkuse ja puudumise sisestamine

Kui töötaja läheb puhkusele või haigestub, siis tuleb talle vastav puudmine sisestada menüüpunktis Palk – Puhkused/puudumised – Lisa uus.

Vali lihtsalt rippmenüüst sobiva töötaja nimi, edasi määra talle soovitud sündmus, märgi periood ning salvesta.

Kui puudumine on tasuline ning makstakse töötajale välja varem, kui palgapäeval (näiteks puhkusetasu), siis saab sündmuse aknas kohe tekitada ka väljamakse. Selleks tuleb peale puudumise salvestamist vajutada “Loo vaheväljamakse”

SmartAccounts puhkuse ja puudumise lisamine

Puhkuste ja puudumiste kohta loe edasi meie juhendist.

TSD (ehk Tulu- ja sotsiaalmaksu, kohustusliku kogumispensioni makse ja töötuskindlustusmakse deklaratsioon)

Kui palgad on arvestatud, on igakuiselt vajalik koostada väljamaksele järgneva kuu 10. kuupäevaks ka TSD. Seda saab teha menüüpunktis Maksud – TSDd.

SmartAccounts TSD koostamine

Toome näite:

Oletame, et ettevõtte töötajate palgapäev on iga kuu 10. kuupäev (ehk jaanuarikuu eest teenitud töötasu makstakse välja 10. veebruaril). See jaanuarikuu eest maksutd palk (10. veebruaril) deklareeritakse siis veebruarikuu TSD-l 10. märtsil.

TSD koostatakse palgalehel määratud väljamaksekuupäevade alusel. Kuna maksukohustused luuakse juba töötasude arvestamisel, siis TSD koostamine ise enam süsteemis mingeid kandeid ei koosta. TSD loomine koondab kokku samasse perioodi sisestatud väljamaksed.

Loe TSD kohta pikemalt edasi siit.

Põhivara

Kui Sinu ettevõttel eksisteerib ka põhivara, siis tuleb see võtta arvele pearaamatu kandega ( Pearaamat – Pearaamatu kanded – Lisa uus) ning selleks, et põhivaralt ka amortisatsiooni arvestada, tuleb see lisada põhivarade nimekirja menüüpunktis Põhivara – Põhivarad.

Loe põhivarade kohta edasi siit.

Aruandlus

Oma ettevõtte bilanssi, kasumit ja rahavoogusid analüüsi menüüpunktis Aruanded – Bilanss/ Kasumiaruanne/ Rahavoogude aruanne.

Menüüpunkt Aruanded – Muud aruanded sisaldab endas hulgaliselt muid aruandeid, mis annavad Sulle infot ettevõtte käekäigu kohta.

Kasutajaandmete muutmine ja täiendamine

Oma kasutajaandmete muutmiseks tuleb avada seadete all menüüpunkt Minu kasutajaandmed.

SmartAccounts kasutajaandmete muutmine

SmartAccounts profiilipildi lisamine

SmartAccounts parooli muutmineVaikimisi ettevõte
Kui sama kasutajakontoga seotult eksisteerib süsteemis mitu ettevõtet, siis on võimalik määrata kasutajale ka vaikimisi ettevõte. Vaikimisi ettevõtte määramiseks valige rippmenüüst soovitud ettevõte ning salvestage valik.

Kasutaja e-posti aadressi muutmine
Kui mingil põhjusel peaks olema vajalik muuta kasutaja e-posti aadressit, ehk kasutajatunnust, siis seda on võimalik teha, kui vajutate E-posti valiku juures Muuda ning sisestate uue e-posti aadressi. Peale aadressi muutmist vajutage kindlasti “Salvesta”.

Peale salvestamist logitakse kasutaja rakendusest välja. Peale seda logige uue kasutajatunnusega ning vana parooliga uuesti rakendusse sisse.

Ettevõtte andmete muutmine ja täiendamine

Olemasoleva ettevõtte andmete muutmiseks tuleb avada seadete alt Minu ettevõtted ning klikata oma ettevõtte nimel.

SmartAccounts ettevõtte kontaktandmed

Ettevõtte kontaktandmetes sisestatud esimene e-posti aadress on kontakt, millelt saadetakse välja ettevõtte e-kirjad juhul, kui on määratud, et kirjad lähevad välja ettevõtte e-posti aadressilt (ja mitte kasutaja e-posti aadressilt).

Abi

Kui vajad abi, siis aitab Sind rakenduse menüüpuntk Abi, kust saad:

  • Meile kirjutada Abi – Klienditugi
  • Lugeda abimaterjale Abi – Abimaterjalid
  • Küsida raamatupidamisalast tuge Abi – Küsimused-vastused
  • Esitada teenuse hinnapäringu raamatupidajatele Abi – Raamatupidajad
  • Abi – Viimased muudatused annab Sulle ülevaate muudatustest, mis on tarkvaras tehtud.
SmartAccountsKuidas edasi?