Uue ettevõtte loomine

Esmakordsel sisselogimisel on avalehel teade selle kohta, et Sinu kontoga ei ole seotud veel ühtegi ettevõtet – teate juurest saab aga juba ühe nupuvajutusega asuda ettevõtte andmeid täitma.

“Lisa uus ettevõte” vajutamisel avaneb ettevõtte andmete täitmise ekraan. Ettevõtte andmeid on võimalik hiljem täiendada seadete all menüüpunktis  “Minu ettevõtted”.

Ettevõtte andmed

Ettevõtte nimi. Ettevõtte ärinimi.

Registrikood. Ettevõtte registreerimisnumber Äriregistris.

E-post. Ettevõtte e-posti aadress, mida kasutatakse SmartAccounts’i ning ettevõtte omavaheliseks suhtlemiseks ning arvete ja lepingute saatmiseks. Sisestatav e-posti aadress salvestatakse ka ettevõtte kontaktidesse.

Kasumiaruande skeem. Esmaste seadistuste raames on vajalik ära valida sobiv kasumiaruande skeem. Kasumiaruande skeemi valimisel soovitame olla tähelepanelik, kuna kasumiaruande skeemi hiljem enam muuta ei ole võimalik.
Juhul, kui avastad peale ettevõtte lisamist, et valisid siiski vale kasumiaruande skeemi, siis võta meiega ühendust. Sellisel juhul sulgeme süsteemis vale kasumiaruandega ettevõtte ning Sina saad siis süsteemi sisestada uue ettevõtte.

  • Kasumiaruande skeem 1 sobib kasutamiseks väiksemates ettevõtetes ning teenindusettevõtetes, milles amortisatsiooni- ning tööjõukulud moodustavad suure osa ettevõtte kuludest.
  • Kasumiaruande skeem 2 sobib kasutamiseks suurtes tootmis- ja kaubandusettevõtetes, kuna skeem annab parema ülevaate tehtud kulutuste eesmärkidest.
  • MTÜ kontoplaan sobib kasutamiseks mittetulundusühingutele ning sisaldab spetsiaalselt MTÜ-le loodud kontoplaani ning bilanssi, tulemiaruannet ja rahavoogude aruannet.

Teenuse kasutamise tingimusedEnne salvestamist tuleb kindlasti läbi lugeda ka meie teenuse kasutamise tingimused, kuna teenuse kasutamise tingimustega nõustumist loeme me sisuliselt lepingu sõlmimiseks.

Loo ka vaikimisi artiklid. Selle valiku linnutamisel luuakse koos ettevõttega süsteemi ka nimekiri vaikimisi enamkasutatavatest artiklitest.

Seadete kopeerimine teiste ettevõtete alt:
Kui Sinuga on SmartAccounts´is seotud ka teisi ettevõtteid, siis saad soovi korral nende ettevõtete alt mõned seadistused kopeerida uue ettevõtte alla. Kopeerida on võimalik:

  • Kontoplaani (sh aruannete seaded, vaikimisi kontod, makseviisid, kassad, pangakontod (v.a IBAN ja SWIFT kood), süsteemsed hankijad (Maksu- ja tolliamet))
  • Riike
  • Dokumendimalle

Riike ning dokumendimalle on võimalik kopeerida ka hiljem. Kontoplaani kopeerimine tuleks teostada aga esimese seadistusena. Kui süsteemi on juba sisestatud hankijaid/kliente või kandeid, siis ei ole enam võimalik kontoplaani kopeerimist teostada.

ettevõtte sisestamine

Pärast esmakordset “Salvesta” vajutamist, on võimalik (samalt ekraanivaatelt lahkumata vastloodud ettevõttele):

  • lisada logo, mida kasutatakse arve PDF-i koostamisel;
  • lisada kontaktandmeid. Klientidele väljastatavatel arvetel näidatud kontaktandmeid on võimalik eraldi märkida (märgi linnuke “Näita arvel” lahtrisse);
  • lisada ettevõtte registriaadressi. Aadress kantakse arve PDF-ile, et arve oleks kooskõlas Eestis kehtiva seadusandlusega.

Ettevõtte algseadistus

Uue ettevõtte lisamisel loodavate algseadistustega (mis üldjuhul peaksid sobima ka teie ettevõttele) on SmartAccounts’i võimalik kohe kasutama hakata. Soovitame aga kulutada mõned minutid ka standardandmete ülevaatamiseks ning vajadusel oma ettevõttele sobilikumaks muutmiseks. Kontrolli ka menüüpunkti “Seaded” seadistusi:

KassadSmartAccounts seaded menüüpunkt. Loodud ettevõtte kassad. Oluline, kui kasutate sularahas arveldusi ja soovite seadistada
rohkem kui ühe kassa ettevõtte kohta.

Pangakontod. Ettevõtte pangakontod. Võimalus seadistada, milliseid pangakontosid arve PDF-il näidatakse.

Makseviisid. Ettevõtte algseadistuses
luuakse makseviisid “Sularaha” ja “Aruandev isik”. Neid makseviise on võimalik kasutada arve loomisel koheselt tasutud makse sisestamiseks.

Riigid. Riigid, kust pärit hankijate või klientidega ettevõtte seotud on. Algseadistuses luuakse üks riik – “Eesti”, millest piisab vaid kohalikult tegutsevale ettevõttele.

Majandusaastad. Algseadistusega luuakse ettevõttele neli majandusaastat (käesolev, eelmine ja kaks järgnevat), mille alguse ning lõpu kuupäevad kattuvad kalendriaastaga. Kui ettevõtte majandusaasta on kalendriaastast erineva alguse või lõpuga (näiteks on tegemist esimese, kuni 18 kuu pikkuse majandusaastaga), on parem enne igapäevase töö alustamist vastavad muudatused sisse viia.

Objektid. Müügi- ja ostuarvete ning pearaamatu kannete sisestamisel on võimalik arvele, arvereale või kandereale määrata objekti, mille alusel on hiljem võimalik aruannetes tehinguid, kulusid vms klassifitseerida ning grupeerida.

Parameetrid. Ettevõttepõhiste parameetrite väärtused, mis mõjutavad näiteks müügiarve numbri kuju, vaikimisi viivise protsenti, vaikimisi maksetähtaega jne.

Kontoplaan. Uue ettevõtte lisamisel salvestatakse standardkontoplaan, mille sisu oleneb sellest, kas ettevõttele valiti kasumiaruande skeem 1 või skeem 2.

Vaikimisi kontod. Vaikimisi kontosid kasutatakse paljude SmartAccounts’i automaatsete tehingute puhul. Reeglina pole
vajadust neid muuta. Kui
ettevõttele algseadistus ei sobi, tuleb enne igapäevase töö alustamist vaikimisi kontode väärtus ära muuta.

Kasutajad. Vajadusel seo ettevõttega lisakasutajaid.

Dokumendimallid. Soovi korral saad luua ettevõttele ka täiesti uued dokumendimallid.

Ladu. Kui ettevõtted on kasutusel laoarvestus, siis on vajalik luua ettevõttele vähemalt üks ladu.

Andmete importimine
Kui ettevõte on majandustegevust alustanud enne SmartAccounts’i kasutuselevõtmist, siis võib kasu olla andmete importimise funktsionaalsusest. Väga mugav on seda kasutada juhul, kui teil on enne kasutusel olnud muu raamatupidamistarkvara, mis võimaldab andmete eksportimist. SmartAccounts oskab lugeda andmeid ka HansaRaama ekspordifailidest.

Loe andmete importimise kohta lähemalt:

Artiklite importimine

Klientide importimine

Hankijate importimine

Ettevõtte kustutamine

ettevõtte kustutamise avaldusEttevõtte süsteemist kustutamiseks tuleb liikuda menüüpuntki Seaded – Minu ettevõtted ning avada soovitud ettevõte.

Alajaotises “Kustuta ettevõte” saate esitada avalduse ettevõtte kustutamiseks.

SmartAccountsLoo uus ettevõte