Ostuarved

• Hankija
• Ostuarve andmed
• Arveread
• Lisakulude jaotamine artikli omahinnale
• Maksmine
• Aruandev isik
• Käibemaks
• Kreeditarve
• Ühendusesisene soetamine

Ostuarvete all näete nimekirja oma ettevõttele väljastatud arvetest. Et nimekiri liiga pikaks ei muutuks, kuvatakse vaikimisi vaid käesoleva ning eelmise kuu arveid. Kui soovid näha vanemaid arveid, muuda nimekirja üleval asuvas filtris arve kuupäevade vahemikke. Teatud arve kiiremaks üles leidmiseks sisesta filtrisse hankija, arvenumbrer või arve objekt (täielikult või osaliselt). Valikute rakendamiseks vajuta nupule “Filtreeri”.

Valikus “Maksed” on võimalik valida, kas soovite vaadata kõiki, maksmata olekus või üle tähtaja olekus ostuarveid.

Manuste allalaadimine

Vajutades ostuarvete ekraanil valikule Rohkem – Laadi alla manused on võimalik kõik ostuarvete juurde lisatud failid korraga alla laadida. Failid pakitakse kokku ühte kausta ning salvestatakse nimega OA_Hankija nimi_faili nimetus.

Hankija

Ostuarve koostamisel on esimeseks tegevuseks hankija valimine. Selleks aktiveeri “otsi…” lahter, vajadusel kitsenda hankijate nimekirja ja vali sobiv hankija. Uue hankija saad lisada vajutades “Otsi” lahtris avanevale nupule “Lisa uus”.

Otse ostuarvel on võimalik kasutada ka Äriregistri päringut. Äriregistrist ettevõtte leidmiseks tuleb lihtsalt ettevõtte nimi kirjutada “Otsi” lahtrisse. Hankija valikust oleneb ka arve automaatkande võlakonto ning arve maksetähtaeg. Hankija andmeid on võimalik muuta vajutades hankija nime lingil.

Kontaktisik

Peale hankija arvele valimist tekib hankija lahtri kõrvale valik Kontaktisik. Hankija kontaktisik(ud) tuleb esmalt sisestada hankijakaardile ning seejärel saab sisestatud kontaktisiku(d) ostuarvele valida.

Ostuarve andmed

Maksetähtaeg. Ostuarve maksetähtaja saamiseks liidetakse arve kuupäevale juurde hankija maksetähtaja kalendripäevade arv. Kui hankija maksetähtaja väärtus puudub, määratakse vaikimisi maksetähtajaks arve kuupäev ning pead selle ise õigeks muutma.

Kande kuupäev. Määrab ära ostuarve salvestamisel loodava automaatse raamatupidamiskande kuupäeva. Reeglina on võrdne arve kuupäevaga.

Valuuta. Valuuta, milles arve koostatakse.

Kurss. Arve valuutakurss, mida kuvatakse juhul, kui arvele on valitud eurost erinev kurss.

Viitenumber. Viitenumbri sisestamisel kontrollib SmartAccounts selle vastavust viitenumbri standardile (https://www.pangaliit.ee/arveldused/viitenumber)

Lisaks on toetatud ka rahvusvaheline RF standardile vastav viitenumber. Kui sisestatud viitenumber nendele standarditele ei vasta, ei ole võimalik viitenumbrit dokumendile lisada.

Arveread

Ostuarve koosneb arveridadest. Arvreale artikli valimise järel listakse uus tühi arverida automaatselt. Käsitsi uue rea lisamiseks vajuta “Lisa uus rida”. Rea saad kustutada vajutades rea lõpus olevale punasele x nupule.

Igale arvereale peab vastama üks artikkel, mida saab valida või lisada iga arverea alguses. Artikli valikust olenevad arverea artikli kood, kirjeldus, hind, käibemaksu protsent, raamatupidamiskonto – kõiki (peale artikli koodi) on võimalik arvereal muuta.

Ostu käibemaksumäärade kohta loe pikemalt siit: https://www.smartaccounts.eu/et/abimaterjalid-ja-klienditugi/seaded/kaibemaksumaarad/

NB! Salvestatud ostuarvest on võimalik ühe nupuvajutusega koostada soovi korral müügiarve (tegumiribal valik ‘Rohkem’).

Lisakulud ja nende lisamine laoartikli omahinnale

Vastavalt eeskirjale on lubatud kauba omahinnale juurde lisada ka neid kulutusi, mis on tehtud näiteks kauba transportimiseks lattu. Kaubale saab juurde arvestada nii selliseid lisakulusid, mis on samal arvel koos kaubaga (näiteks tarnija enda poolt pakutud transport) või siis selliseid kulusid, mille kohta on esitatud eraldi arve (transpordikulu arve jne).

Lisakulude laialijagamiseks on ostuarvel olemas lahter LK ehk lisakulu lahter.

Lisakulusid on võimalik igale arvereale sisestada käsitsi või siis jagada automaatselt kogu lisakulude summa arveridade arvu alusel, artikli koguste või proportsionaalselt rea summa alusel.

Toome näite lisakulude summa jagamise kohta:

• Arveridade arvu alusel: loendatakse arveread, millele on valitud laoartikkel ning jagatakse sisestatud summa ridade vahel laiali (täpsus 2 kohta peale koma) – ehk 56 eurot ning 2 rida, millel on laoartikkel annab ühe rea lisakulu summaks “28.00”.
• Artikli koguste alusel: jagatakse summad liites kogused arveridadel. Oletame, et lisakulu summa on 56 eurot, ühel real on kogus 2 ning teisel 1. Seega saame lisakulu summaks esimesele reale 56/3 x 2 ning teisele 56/3 x1
• Rea summa proportsiooni alusel: lisakulu summa leidmiseks jagatakse toote hind arve lõppsummaga ning korrutatakse lisakulude summaga. Oletame, et lisakulude summa on 100 eurot ning ühte toodet ostetakse hinnaga 2 eurot ning teist toodet hinnaga 100 eurot/tk. Lisakulude summa leitakse siis esimesele reale: 100/506×100 ning teisele reale 2/506×100.

Koos lisakuludega arve salvestamisel võetakse laoartiklid arvele ühiku summas, millele on juurde liidetud lisakulu summa, samas krediteeritakse lao lisakulukontot. Seega on oluline, et kõik sellised kulud, mida soovitakse laoartikli omahinnale juurde lisada, oleksid seotud kontoga, mis on määratud vaikimisi lao lisakulukontoks.

Vaikimisi on lao lisakulukontoks:

• skeem 1 puhul – 40513 – Kauba transpordikulu
• skeem 2  puhul- 4306 – Turustuse transpordikulu
• Neil ettevõtetel, kellel eelnimetatud kontod kontoplaanis puuduvad, määratakse vaikimisi la lisakulukontoks kontoplaanist esimene konto, mis on tüübiga “Kulu”.

Vaikimisi lisakulukontot on võimalik muuta Seaded – Vaikimisi kontod menüüpunktis.

Toome näite:

Oletame, et eksisteerib ostuarve, millega on soetatud 5 arvutit ning lisaks on olemas ka nende toodete transpordi arve summas 50 eurot. See transpordikulu soovitakse arvutite hinnale juurde arvestada. Selleks:

• Sisestatakse kõigepealt transpordi arve. Arvel olev artikkel (“Transpordikulu”) tuleb siduda vaikimisi lao lisakulude kontoga (ehk kontoga 40513 – Kauba transpodrikulu/4306 – Turustuse transpordikulu);
• Salvestatakse arve.
• Seejärel sisestatakse arvutite ostuarve;
• Lisatakse lisakulu lahtrisse transpordikulu 50 € ning jaotatakse see vastavalt kas ridade või koguste alusel.
• Salvestatakse arve.

Nende toimingute tulemusena on transpordi arve sisestamisel kajastatud kulu lao lisakulude kontol ning arvutite ostuarve sisestamisel on jällegi lao lisakulude kontot vähendatud ning tõstetud see summa laokontole.

Lisakuludega ostuarve kreeditarve

Ostuarve kreeditarve tähendab kaupade liikumist laost välja. Ostuarve kreeditarve kaupade laoväärtuseks võetakse kalkuleeritud FIFO hind ehk sama hind mis kaupade müügil.

Lisakuludega seotud ostuarve krediteerimisel tuleb sisestada miinusega nii artiklite kogused kui ka lisakulu summa.

Seega viiakse ostuarve krediteerimisel kaup laost välja FIFO hinnaga ning suurendatakse ka kulu algse arve lisakulude summa võrra.

Maksmine

Kui ostuarve eest makstakse kas osaliselt või täielikult arve väljastamisel, võib makse sisestada samaaegselt arvega. Selleks tuleb kasutada “Koos arvega” makseviisi. “Koos arvega” makseviisi kasutamisel sisaldab arve salvestamisel loodav automaatne raamatupidamiskanne juba hankija võla vähendamist ja raha väljamakset makseviisi juures määratud raamatupidamiskontole.

Arveekraanil on võimalik märkida ostuarve tasumise kohta ka panga- või kassamakse. Kui ostuarve eest tasutakse sularahas ja tehingu tõendamiseks soovitakse saada kassa väljamineku orderit, tuleb makse sisestada “Kassamaksete” alt.

Aruandev isik

Ostuarve hankijaks võib olla ka ettevõtte aruandev isik. Selleks tuleb luua uus vastavate andmetega hankija, kelle pearaamatu võlakontoks on aruandvate isikutega arveldamise konto. Kui aruandev isik on tasunud ostuarve eest omavahendistest, võetakse “Aruandva isiku” makseviisi kasutamisel võlg üles kontole “Arveldused aruandvate isikutega” ning ostuarve märgitakse tasutuks.

Selleks, et kompenseerida aruandvale isiku poolt tehtud kulutus:

1. Loo pearaamatu kanne (“Pearaamat > Pearaamatu kanne”) ja sisesta vastav kanne käsitsi.
   Või:
2. Loo pangamakse (“Maksed > Pangamaksed”) ja sisesta pangamakse lisarea abil tagasikanne vastava aruandva isiku hankijale.

Käibemaks

Kui SmartAccountsi poolt välja arvutatud ostuarve käibemaksu summa erineb ostuarvel märgitust, saab käibemaksu summa sisestada ka käsitsi, eemaldades eelnevalt linnukese lahtrist “Arvuta automaatselt”.

Vaata lisaks:

Ostuarve käibemaksumäärad

Kreeditarve

Kreeditarve erineb tavapärasest ostuarvest vaid selle poolest, et tema arveridade kogused (ja lõppkokkuvõttes ka arve summa) on negatiivsed.

Lihtsaim viis olemasoleva ostuarve krediteerimiseks on ostuarve kopeerimine (vajutades üleval paremas nurgas asuvalt tööriistaribalt nuppu “Kopeeri”) ning arveridade koguste muutmine negatiivseks.

Kreeditarve koostamise järel on süsteemis aktiivsed nii algse arve kui ka kreeditarve võlgnevused (vastupidiste märkidega). Nende võlgnevuste kaotamiseks tuleb luua maksed tasaarvelduse pangakontot kasutades.

Vaata lisaks:

• Kreeditarvete koostamine
• Kreeditarvete ja ettemaksete tasaarveldamine

Kauba ühendusesisene soetamine ja teise liikmesriigi maksukohustuslaselt saadud teenused

Juhul, kui ostuarve hankijaks on Euroopa Liidu käibemaksukohustuslane (hankijal on määratud KMKR number ning Euroopa Liitu kuuluva Eestist erineva riigiga aadress) ning arverea käibemaksumäär on 20% pöördmaks või 9% pöördmaks, sisaldab ostuarve salvestamisel loodav automaatne raamatupidamiskanne pöördkäibemaksu, mida arvestatakse ka käibemaksudeklaratsiooni koostamisel. Oluline on, et nii õige hankija riik kui ka KMKR number oleks hankija andmetes ostuarve salvestamise hetkel.