Artiklite import

Andmete importimise funktsionaalsus lihtsustab oluliselt raamatupidamistarkvara SmartAccounts kasutuselevõtmist. Funktsionaalsust mugav on mugav kasutada muudatuste teostamiseks, mis puudutavad korraga mitmeid artikleid – näiteks kontode muutmine vmt.

Artiklite SmartAccountsi importimiseks tuleb avada menüüpunkt ‘Ost/müük’ – ‘Artiklid’ – ‘Rohkem’ – ‘Impordi’.

Standard Booksist andmete eksport

Standard Books’ist artiklite info eksportimiseks on mitmeid võimalusi. Näiteks on seda võimalik teha mooduli integratsioon alt. Selleks tuleb vastavas moodulis valida: “Funktsioonid > Ekspordid > Artiklite info / Artiklite andmed”. Vastavad andmed on võimalik otse SmartAccountsi sisse lugeda, lihtsuse mõttes soovitame siiski andmed mõnes tabelarvutusprogrammis (MS Excel, OpenOffice Calc vms) korrastada. Nii saab eemaldada näiteks ebavajalikud infoväljad.

Andmete eksportimine

Tegumiribal asuva nupu “Ekspordi” (avaneb “Rohkem”nupu alt) vajutamisel koostatakse fail hetkel süsteemis olemasolevatest artiklitest. Eelkõige on seda funktsionaalsust vaja selleks, et teostada mugavalt mitmeid artikleid samaaegselt puudutavaid muudatusi. Näiteks: muuta korraga hulk artikleid laoartikliteks, et SmartAccountsi laosüsteem kasutusele võtta või muuta artiklite pearaamatu kontosid.

Andmete importimine

Andmete importimine koosneb kolmest lihtsast sammust:

XLS/CSV faili eraldajate määramine ning faili üleslaadimine;
Veergude väärtuste määratlemine;
Kinnitamine ning andmete importimine.

CSV faili eraldajate määramine ning faili üleslaadimine

Veergude eraldaja. Sisseloetava faili veergude eraldaja:

SmartAccountsist eksporditud faili puhul on eraldajaks semikoolon.
Standard Booksist eksporditud faili puhul on enne tabelarvutusprogrammiga muutmist eraldajaks tabulaator.

Tekstivälja eraldaja. Väärtust kasutatakse, kui sisseloetava faili tekstiväljad on jutumärkides:

SmartAccountsist eksporditud faili puhul on välja väärtuseks jutumärgid (mitte ülakomad).
Standard Booksist eksporditud faili puhul puuduvad enne tabelarvutusprogrammiga faili muutmist tekstivälja eraldajad – ehk välja väärtus peab olema tühi.

Lae üles. Vali arvutist imporditavate andmetega fail. Fail peab olema XLS või CSV vormingus ja maksimaalne suurus on 1 megabait (MB).

Veergude väärtuste määratlemine

Peale faili üleslaadimist tuleb määratleda igas veerus olevate andmete sisu – et tarkvara teaks, millistest veergudest milliseid andmeid leida.

Artiklite importimisel on need määratavad andmed järgmised:

Andmeväli	Tüüp	Sisu
Kood	Tekst (64), kohustuslik	Artikli kood. NB! Selle alusel otsitakse ka süsteemist olemasolevaid artikleid. Kui sama koodiga artikkel leitakse, kirjutatakse selle andmed imporditavast failist loetud andmetega üle.
Kirjeldus	Tekst (200), kohustuslik	Artikli kirjeldus.
Tüüp	Tekst	Artikli tüüp. Võimalikud väärtused on: PRODUCT – Kaup SERVICE – Teenus WH – Laoartikkel NB! Kui väli on täitmata kasutatakse vaikimisi väärtust PRODUCT.
Ühik	Tekst (16)	Artikli ühik.
Käibemaks	Tekst (6)	Artikli käibemaksumäär. Võimalikud väärtused on: 0 – 0% 9 – 9% 22 – 22% (20 – 20%) VABA – Km-vaba FIXA – Põhivara 20% NB! Kui väli on täitmata kasutatakse vaikimisi väärtust 22.
Aktiivne müügiartikkel	Tekst (1)	Kas artikkel on aktiivne müügiartikkel? Võimalikud väärtused on: Y – jah N – ei NB! Kui väli on täitmata, määratakse artikkel aktiivseks müügiartikliks juhul, kui müügihind on määratud.
Müügihind	Number	Artikli müügihind.
Müügikonto	Tekst	Artikli müügikonto kood. Vastava koodiga konto peab ettevõtte kontoplaanis olemas olema. NB! Kui väli on täitmata, kasutatakse süsteemist määratud vaikeväärtust.
Aktiivne ostuartikkel	Tekst (1)	Kas artikkel on aktiivne ostuartikkel? Võimalikud väärtused on: Y – jah N – ei NB! Kui väli on täitmata, määratakse artikkel aktiivseks ostuartikliks juhul, kui ostuhind on määratud.
Ostuhind	Number	Artikli ostuhind.
Ostukonto	Tekst	Artikli ostukonto kood. Vastava koodiga konto peab ettevõtte kontoplaanis olemas olema. NB! Kui väli on täitmata, kasutatakse süsteemist määratud vaikeväärtust.
Omahind	Number	Artikli omahind.
Laokonto	Tekst	Artikli laokonto kood. Vastava koodiga konto peab ettevõtte kontoplaanis olemas olema. Oluline vaid juhul, kui tegemist on laoartiklitega. NB! Kui väli on täitmata, kasutatakse süsteemist määratud vaikeväärtust.

Kinnitamine ning andmete importimine

Andmete importimise nupp (“Impordi”) on tegumiribal nähtav vaid juhul, kui leidub üks rida, mis vastab määratud impordireeglitele.

Näpunäiteid

Andmete importimist SmartAccountsi võib lihtsustada see, kui tarkvarasse on juba sisestatud mõned artiklid. Kui seejärel vajutada nuppu “Ekspordi”, on failis näha ka SmartAccountsi poolt eeldatav andmete struktuur. Siia faili on juba oluliselt lihtsam imporditavad artiklid lisada.