Ostutellimused

Menüüpunktis “Ost/müük – Ostutellimused” näed nimekirja koostatud ostutellimustest. Et nimekiri liiga pikaks ei muutuks, kuvatakse vaikimisi vaid käesoleva ning eelmise kuu ostutellimusi. Kui soovid näha vanemaid ostutellimusi, muuda nimekirja üleval asuvas filtris kuupäevade vahemikke. Teatud ostutellimuse kiiremaks leidmiseks sisesta filtrisse hankija, ostutellimuse number või objekt (täielikult või osaliselt). Valikute rakendamiseks vajuta nupule “Filtreeri”. Lisaks on võimalik ostutellimusi filtreerida oleku järgi.

Võimalikud ostutellimuse olekud on:

  • Koostamisel
  • Saadetud /Ootel
  • Kinnitatud
  • Arve koostatud
  • Tagasilükatud
  • Muu
  • Tellitud
  • Laekunud
  • Osaliselt laekunud

Sarnaselt müügitellimustele ja müügipakkumistele ei loo ka ostutellimused süsteemi raamatupidamislikke kandeid, samuti ei loo ostutellimused automaatselt laoliikumisi.

Ostutellimused võimaldavad:

    • Lisada faile ja dokumente. Dokumendid võivad olla nii ettevõtte sisekasutuseks kui hankijale saatmiseks.

    • Saata ostutellimuse kinnitamiseks vajalik PDF hankijale e-kirjaga otse tarkvarast.

    • Muuta jooksvalt ostutellimuse olekut ning lisada siseinfot ja kommentaare.

  • Genereerida ostutellimusest laoliikumist, ostuarvet, müügiarvet.

Ostutellimuse ekraanivorm

Ostutellimuse ekraanivorm on välimuselt sarnane ostuarve ekraanivormiga.

SmartAccounts ostutellimuse ekraan

Kuupäev. Ostutellimuse kuupäev

Number. Ostutellimuse number ilmub nähtavale pärast ostutellimuse salvestamist. Vaikimisi koosneb ostutellimuse number eesliitest ning seitsmest numbrist, millest kaks esimest tähistavad ostutellimuse kuupäeva kalendriaastat ning viimased viis käesoleva majandusaasta ostutellimuse järjekorranumbrit (st 2018. aasta esimese ostutellimuse numbriks saab OT1800001). Ostutellimuse numbri kuju on muudetav seadete all “Parameetrid > Ostutellimused> Ostutellimuse number”. Ostutellimuse numbrit on võimalik soovi korral käsitsi muuta peale ostutellimuse salvestamist.

Tarnetähtaeg. Eeldatav tarnetähtaeg (võib jääda ka tühjaks).

Valuuta. Ostutellimuse valuuta.

Tarneinfo. Tarneinfo lahtrisse on võimalik sisestada vabatekstina tarnega seotud lisainformatsiooni (tarneaadress, kontaktandmed jne). Tarneinfo lahtrisse sisestatud tekst paigutub ostutellimuse PDF-il vasakule tellija andmete alla arveridade kohale.

Soovi korral on võimalik salvestada ka erinevad tarneinfo valikud. Salvestatud tarneinfoks võib olla mõni sagedamini kasutatud aadress või  valikud ‘Tulen ise järele’, ‘Transport kliendini’ jne.

Tarneinfo salvestamiseks või juba salvestatud info haldamiseks klikka ‘Tarneinfo’ lahtris hammasratta ikoonile. Kui ettevõttel eksisteerivad eelsalvestatud tarneinfo valikud, siis on neid võimalik edaspidi mugavalt rippmenüüst ostutellimusele valida. 

Teine võimalus tarneinfo salvestamiseks on avada ‘Ost/müük’ – ‘Ostutellimused’ – ‘Rohkem’ – ‘Tarneinfo’.

Objekt. Ostutellimuse objekt. Objekti on võimalik kasutada siseinfona ning ostutellimuse PDF-le seda ei kanta.

Olek. Erinevad olekud, mida on võimalik tellimusele määrata. Kui tellimusest on loodud ostuarve, siis määratakse tellimusele olekuks “Arve koostatud”.

Järg.tegevus. Lahter, kuhu saab määrata kuupäeva, millal nimetatud ostutellimus taas tähelepanu vajab – näiteks on vaja uurida mingi toote tarne kohta.

Kommentaar. Vabavormiline tekstilahter lisainfo sisestamiseks.

Seotud dokumendid. Seotud dokumentide all kuvatakse infot selle kohta, millised dokumendid (arved, laoliikumised) on konkreetse ostutellimuse põhjal loodud.

Ostutellimuse read

Ostutellimus koosneb ostutellimuse ridadest. Tellimusele artikli valimise järel listakse uus tühi rida automaatselt. Käsitsi uue rea lisamiseks vajuta “Lisa uus rida”. Rea saad kustutada vajutades rea lõpus olevale punasele x nupule.

Igale ostutellimuse reale peab vastama üks artikkel, mida saab valida või lisada iga rea alguses.

Artikkel. Ostutellimusele valitud artikli kood.

Kirjeldus. Ostutellimusele valitud artikli kirjeldus.

Kogus. Artiklite tellitav kogus.

Hind. Artikli ostuhind (võib olla ka 0.00). Ostutellimuse PDF on võimalik koostada ka ilma hindadeta, selleks on vajalik ostutellimusel “PDF” jaotises väärtustada valik “Kuva PDF’il summad: Ei”.

Summa. Rea summa arvutatakse koguse ja ühiku hinna põhjal.

Käibemaks. Ostutellimuse reale määratud käibemaksumäär.

Objekt. Ostutellimuse reale määratud objekt (ainult siseinfoks).

Laekunud. Lahtris kuvatakse infot selle kohta, kui palju konreetse rea tellimusest kaupa kohale on jõudnud. Kui ostutellimuse põhjal on loodud ostuarve või laoliikumine, siis uuendatakse infot ka “Laekunud” veerus. Ülelaekuvuse korral kuvatakse infot ka vastavas lahtris.

Olek. Ostutellimuse laekuvuse visuaalne täituvuse jälgimine.

PDF

Mall. Ostutellimuse mall – eesti või inglise keel.

Lisainfo. Ostutellimusega seotud lisainfo. Lahtrisse sisestatud tekst paigutub ostutellimuse PDF-l tellimuse ridade alla.

Kuva PDF’il summad: Ei/Jah. Valikuga on võimalik juhtida seda, kas ostutellimuse PDF koostatakse koos või ilma hindadeta.

Menüüpunktis “Seaded – Parameetrid – Ostutellimused – Näita ostutellimuse PDF failis välja ka summad” on võimalik seadistada ka vaikimisi eelistus selle kohta, kas koostada ostutellimuse PDF koos hindadega või ilma hindadeta.

Ostutellimusest saate mugavalt ühe nupuvajutusega koostada ostuarve, laoliikumise dokumendi ning müügiarve.

Ostutellimusest ostuarve koostamine

Selleks, et koostatud ostutellimuse põhjal mugavalt luua ostuarve/ostuarved, oleme ostutellimuste ekraanile vastava nupu lisanud (“Rohkem – Loo ostuarve”). Ostuarve saab luua kogu tellimuse või ainult määratud ridade põhjal. Selleks, et koostada arve ainult määratud ostutellimuse ridade põhjal, tuleb need read eelnevalt ostutellimusel ära märgistada ning seejärel vajutada “Rohkem – Loo ostuarve”. Laekunud koguseid on võimalik korrigeerida ostuarvel. Vastavalt ostuarvele määratud laekunud kogustele uuendatakse “laekunud” infot ka ostutellimusel.

Ostutellimusest laoliikumise koostamine

Selleks, et koostatud ostutellimuse põhjal mugavalt luua laoliikumine/laoliikumised, oleme ostutellimuste ekraanile vastava nupu lisanud (“Rohkem – Loo laoliikumine”). Laoliikumise saab luua kogu tellimuse või ainult määratud ridade põhjal. Selleks, et koostada laoliikumine ainult määratud ostutellimuse ridade põhjal, tuleb need read eelnevalt ostutellimusel ära märgistada ning seejärel vajutada “Rohkem – Loo laoliikumine”. Laekunud koguseid on võimalik korrigeerida laoliikumise dokumendil. Vastavalt laoliikumisele määratud laekunud kogustele uuendatakse “laekunud” infot ka ostutellimusel.

Ostutellimusest müügiarve koostamine

Selleks, et tellitud kaubad mugavalt edasi müüa ja nende põhjal müügiarve koostada, oleme ostutellimuse ekraanile lisanud võimaluse koostada tellimusest müügiarve. Müügiarve koostamiseks tuleb ostutellimuste ekraanil avada “Rohkem – Loo müügiarve”. Müügiarve saab luua kogu tellimuse või ainult määratud ridade põhjal. Selleks, et koostada müügiarve ainult määratud ostutellimuse ridade põhjal, tuleb need read eelnevalt ostutellimusel ära märgistada ning seejärel vajutada “Rohkem – Loo müügiarve”

Ostutellimusest müügiarve loomisel on oluline esimese asjana ära valida klient ning seejärel on võimalik hakata täiendama ülejäänud andmeid.

SmartAccounts ostutellimusest müügiarve loomine

Müügiarvega on võimalik edasi müüa vaid selliseid artikleid, mis on aktiivsed (artiklikaardil linnuke valiku “Aktiivne müügiartikkel” ees). Juhul, kui ostutellimusest müügiarve loomisel leitakse selliseid artikleid, mis ei ole aktiivsed, antakse kasutajale sellekohane teavitus.

Artiklite laekumise jälgimine

Iga ostutellimuse rea põhjal on võimalik luua mitmeid arveid ja laoliikumisi. Ostutellimuse alusel tellitud artiklite täituvust on võimalik jälgida ostutellimusel.

SmartAccounts ostutellimusel laekunud toodete jälgimine

Laoartikli laekumise automaatne jälgimine ostutellimusel

Kui tegu on laoartikliga, siis jälgitakse tellimuse täituvust ainult laoliikumiste ning selliste ostuarvete põhjal, millel on “Muuda ladu” lahter täidetud. Ehk teisisõnu – laoartiklite puhul jälgitakse laekumistena ainult selliseid liikumisi, mis tekitavad laoliikumisi.

Juhul, kui laoartikliga seotult tekitatakse lisaks ka selline ostuarve, millele ladu valitud ei ole (ehk lahter “Muuda ladu” ei ole arvel täidetud), siis sellist rida automaatse täituvuse jälgimisel arvesse ei võeta.

Tavaartikli laekumise automaatne jälgimine ostutellimusel

Kui tegu on tavaartikliga, siis vaadatakse tellimuse täituvust ostutellimusest koostatud ostuarvete põhjal (olenemata sellest, kas ostuarvel on lahter “Muuda ladu” täidetud või mitte).

SmartAccountsOstutellimused