Klientide import

Andmete importimise funktsionaalsus lihtsustab oluliselt raamatupidamistarkvara SmartAccounts kasutuselevõtmist. Samuti on funktsionaalsust mugav kasutada muudatuste teostamiseks, mis puudutavad korraga mitmeid kliente: näiteks kontode muutmine vmt. Neid muudatusi saab mugavamalt ja kiiremini teostada näiteks tabelarvutusprogrammis.

Klientide andmete SmartAccountsi importimiseks tuleb avada menüüpunkt ‘Ost/müük’ – ‘Kliendid’ – ‘Rohkem’ – ‘Impordi’.

Standard Books’ist andmete eksport

Klientide info saab SmartAccountsi üle tuua paljudest teistest raamatupidamistarkvaralahendustest, muuhulgas Standard Books’ist. Standard Books’i klientide info eksportimiseks on mitmeid võimalusi. Näiteks on seda võimalik teha mooduli integratsioon alt. Selleks tuleb vastavas moodulis valida: “Funktsioonid > Ekspordid > Baasregistrid > Kliendid”. Kuigi vastavad andmed on võimalik otse SmartAccountsi sisse lugeda, soovitame lihtsuse mõttes andmed tabelarvutusprogrammis (MS Excel, OpenOffice Calc vms) korrastada. Nii saab eemaldada ebavajalikud infoväljad.

Andmete eksportimine

Tegumiribal asuva nupu „Ekspordi” (avaneb “Rohkem” nupu alt) vajutamisel koostatakse fail hetkel süsteemis olemasolevatest klientidest. Eelkõige on seda funktsionaalsust vaja selleks, et teostada mugavalt mitmeid kliente samaaegselt puudutavaid muudatusi. Näiteks muuta samaaegselt mitmete klientide arve tasumise tingimusi või määrata neile omad arvemallid.

Andmete importimine

Andmete importimine koosneb kolmest lihtsast sammust:

XLS/CSV faili eraldajate määramine ning faili üleslaadimine;
Veergude väärtuste määratlemine;
Kinnitamine ning andmete importimine.

CSV faili eraldajate määramine ning faili üleslaadimine

Veergude eraldaja. Sisseloetava faili veergude eraldaja:

SmartAccountsist eksporditud faili puhul on eraldajaks semikoolon
Standard Books’ist eksporditud faili puhul on enne tabelarvutusprogrammiga muutmist eraldajaks tabulaator.

Tekstivälja eraldaja. Väärtust kasutatakse, kui sisseloetava faili tekstiväljad on jutumärkides:

SmartAccountsist eksporditud faili puhul on välja väärtuseks jutumärgid (mitte ülakomad).
Standard Books’ist eksporditud faili puhul puuduvad enne tabelarvutusprogrammiga faili muutmist tekstivälja eraldajad – ehk välja väärtus peab olema tühi.

Lae üles. Osuta arvutist imporditavate andmetega fail. Fail peab olema XLS või CSV vormingus ning faili maksimaalne suurus on 1 megabait.

Veergude väärtuste määratlemine

Peale faili üleslaadimist tuleb määratleda igas veerus olevate andmete sisu, et tarkvara teaks, millistest veergudest milliseid andmeid leida.

Klientide importimisel on need määratavad andmed järgmised:

Andmeväli	Tüüp	Sisu.
Identifikaator	Tekst(64)	Täidetud vaid nende klientide puhul, kelle info on SmartAccountsis olemas. NB! Selle välja väärtuse põhjal leitud sama identifikaatoriga kliendi andmed kirjutatakse imporditavast failist saadus andmetega üle.
Api id	Tekst (64)	Kasutatakse juhul kui ettevõte kasutab SmartAccountsi API-t.
Nimi	Tekst (200), kohustuslik	Kliendi nimi.
Registrikood	Tekst (64)	Kliendi registrikood.
KMKR number	Tekst (64)	Kliendi KMKR number.
Pangakonto nr	Tekst (64)	Kliendi pangakonto number.
Viitenumber	Tekst (64)	Kliendi viitenumber. Importimisel kontrollitakse viitenumbri kontrolljärku.
Maksetähtaeg	Täisarv	Arvete maksetähtaeg päevades.
Allahindlus	Number	Allahindluse protsent.
Käibemaks	Tekst	Käibemaksumäär. Kasutatakse vaid juhul kui soovitakse kliendiga seostada konkreetset käibemaksumäära. Võimalikud väärtused on: 0 – 0% 9 – 9% 20 – 20% VABA – Km-vaba FIXA – Põhivara 20%
Viivis	Number	Müügiarve viivis konkreetse kliendi puhul.
Võlakonto	Tekst	Võlakonto kood. Vastava koodiga konto peab kontoplaanis olemas olema.
Ettemaksukonto	Tekst	Ettemaksukonto kood. Vastava koodiga konto peab kontoplaanis olemas olema.
Arve mall	Tekst	Arve malli nimi. Kasutatakse juhul, kui soovitakse konkreetsele kliendile alati määrata mingi konkreetne arve mall.
Pakkumise mall	Tekst	Pakkumise malli nimi. Kasutatakse juhul, kui soovitakse konkreetsele kliendile alati määrata mingi konkreetne pakkumise mall.
Tellimuse mall	Tekst	Tellimuse malli nimi. Kasutatakse juhul, kui soovitakse konkreetsele kliendile alati määrata mingi konkreetne tellimuse mall.
Lisainfo pdf arvele	Tekst (2000)	Tekst, mis lisatakse alati konkreetsele kliendile koostatud arvetele.
Aadress: riik	Tekst (2)	Kliendi riigi 2-täheline kood. Vastav riik peab süsteemis eksisteerima (vt “Seaded > Riigid”).
Aadress: maakond	Tekst (64)
Aadress: linn	Tekst (64)
Aadress: postiindeks	Tekst (64)
Aadress: aadress 1	Tekst (64)
Aadress: aadress 2	Tekst (64)
Kontakt: e-post	Tekst (129)	Kliendi e-posti aadress. Juhul kui vastava kontaktiga on seotud lisainfo, eraldatakse see kaldkriipsuga. Näiteks ( aa(at)bb.cc / Üldmeil).
Kontakt: telefon	Tekst (129)
Kontakt: faks	Tekst (129)
Kontakt: koduleht	Tekst (129)
Kontakt: skype	Tekst (129)
Kontakt: kontaktisik	Tekst (129)
Kontakt: muu	Tekst (129)
E-arve kanal	Tekst (10)	BANK – Internetipank PORTAL – Arvekeskus EMAIL – E-post POST – Tavapost

Kinnitamine ning andmete importimine

Andmete importimise nupp (“Impordi”) on tegumiribal nähtav juhul, kui leidub üks rida, mis vastab määratud impordireeglitele.

Näpunäiteid

Mõnikord on andmeid lihtsam importida, kui tarkvarasse on juba sisestatud mõningad kliendid. Kui vajutada käesoleval lehel nuppu “Ekspordi”, on failis näha ka SmartAccountsi poolt eeldatav andmete struktuur. Sellesse faili on juba oluliselt lihtsam imporditavaid kliente lisada.
Kui kõiki muid välju võib importimisel olla vaid üks, siis sama tüübiga kontaktandmeid võib olla rohkem. Näiteks võib imporditaval kliendil olla mitu erinevat e-posti aadressi.