Hankijate import

Andmete importimise funktsionaalsus lihtsustab oluliselt SmartAccounts raamatupidamistarkvara kasutuselevõtmist. Samuti on funktsionaalsust mugav kasutada muudatuste teostamiseks, mis puudutavad korraga paljusid hankijaid – näiteks kontode muutmine vmt. Neid muudatusi saab mugavamalt ja kiiremini teostada näiteks tabelarvutusprogrammis.

SmartAccounts hankijate andmebaasi import failist

Standard Books’ist andmete eksport

Hankijad saab SmartAccounts’i üle tuua paljudest teistest raamatupidamistarkvaralahendustest, muuhulgas näiteks ka Standard Books’ist.

Standard Books’ist hankijate info eksportimiseks on mitmeid võimalusi. Muuhulgas on seda võimalik teha näiteks moodulis integratsioon. Selleks tuleb vastavas moodulis valida: Funktsioonid -> Ekspordid -> Baasregistrid -> Hankijad. Kuigi on võimalik vastavad andmed otse SmartAccounts’i sisse lugeda, soovitame lihtsuse mõttes andmed Teile kättesaadavas tabelarvutusprogrammis (näiteks MS Excel või OpenOffice Calc) üle käia ja korrastada. Nii saab eemaldada näiteks ebavajalikud infoväljad.

Andmete ekspotimine

Tegumiribal asuva nupu „Ekspordi” (avaneb “Rohkem” nupu alt) vajutamisel koostatakse fail hetkel süsteemis olemasolevatest hankijatest. Eelkõige on seda funktsionaalsust vaja selleks, et teostada mugavalt mitmeid hankijaid samaaegselt puudutavaid muudatusi. Näiteks muuta samaaegselt mitmete hankijatega seotud ettemaksukontosid.

Andmete importimine

Andmete importimine koosneb kolmest lihtsast sammust:

  1. CSV faili eraldajate määramine ning faili üleslaadimine;
  2. Veergude väärtuste määratlemine;
  3. Kinnitamine ning andmete importimine.

CSV faili eraldajate määramine ning faili üleslaadimine

Veergude eraldaja – sisseloetava faili veergude eraldaja:

  • SmartAccounts’ist eksporditud faili puhul on eraldajaks semikoolon
  • Standard Books’ist eksporditud faili puhul on enne tabelarvutusprogrammiga muutmist eraldajaks tabulaator.

Tekstivälja eraldaja – väärtust kasutatakse, kui sisseloetava faili tekstiväljad on jutumärkides:

  • SmartAccounts’ist eksporditud faili puhul on välja väärtuseks jutumärgid (mitte ülakomad).
  • Standard Books’ist eksporditud faili puhul puuduvad enne tabelarvutusprogrammiga faili muutmist tekstivälja eraldajad – ehk välja väärtus peab olema tühi.

Lae üles – osuta oma arvutist imporditavate andmetega fail. Fail peab olema CSV vormingus ning faili maksimaalne suurus on 1 megabait.

Veergude väärtuste määratlemine

Peale faili üleslaadimist tuleb määratleda igas veerus olevate andmete sisu, et tarkvara teaks, millistest veergudest milliseid andmeid leida.

Hankijate importimisel on need määratavad andmed järgmised:

Andmeväli Tüüp Sisu
Identifikaator Tekst(64) Täidetud vaid nende hankijate puhul, kelle info on SmartAccounts’s olemas.
NB! Selle välja väärtuse põhjal leitud sama identifikaatoriga hankija andmed kirjutatakse imporditavast failist saadus andmetega üle.
Nimi Tekst (200),
kohustuslik
Hankija nimi.
Registrikood Tekst (64) Hankija registrikood.
KMKR number Tekst (64) Hankija KMKR number.
Pangakonto nr Tekst (64) Hankija pangakonto number.
Viitenumber Tekst (64) Hankija viitenumber. Importimisel kontrollitakse viitenumbri kontrolljärku.
Maksetähtaeg Täisarv Arvete maksetähtaeg päevades
Allahindlus Number Allahindluse protsent.
Käibemaks Tekst Käibemaksumäär. Kasutatakse vaid juhul kui soovitakse hankijaga seostada konkreetset käibemaksumäära. Võimalikud väärtused on:
0 – 0%
9 – 9%
20 – 20%
VABA – Km-vaba
FIXA – Põhivara 20%
Viivis Number Ostuarvete viivis konkreetse hankija puhul.
Võlakonto Tekst Võlakonto kood. Vastava koodiga konto peab kontoplaanis olemas olema.
Ettemaksukonto Tekst Ettemaksukonto kood. Vastava koodiga konto peab kontoplaanis olemas olema.
Aadress: riik Tekst (2) Hankija riigi 2-täheline kood. Vastav riik peab süsteemis eksisteerima (vt Seaded – Riigid).
Aadress: maakond Tekst (64)
Aadress: linn Tekst (64)
Aadress: postiindeks Tekst (64)
Aadress: aadress 1 Tekst (64)
Aadress: aadress 2 Tekst (64)
Kontakt: e-post Tekst (129) Hankija e-posti aadress. Juhul kui vastava kontaktiga on seotud lisainfo, eraldatakse see kaldkriipsuga. Näiteks ( aa(at)bb.cc / Üldmeil).
Kontakt: telefon Tekst (129)
Kontakt: faks Tekst (129)
Kontakt: koduleht Tekst (129)
Kontakt: skype Tekst (129)
Kontakt: kontaktisik Tekst (129)
Kontakt: muu Tekst (129)

Kinnitamine ning andmete importimine

Andmete importimise nupp (Impordi) on tegumiribal nähtav vaid juhul kui leidub üks rida, mis vastab määratud impordireeglitele.

Näpunäiteid

  • Teatud juhtudel on andmeid lihtsam importida, kui tarkvarasse on juba sisestatud mõningad hankijad. Kui seejärel vajutada käesoleval lehel nuppu „Ekspordi”, on failis näha ka SmartAccounts’i poolt eeldatav andmete struktuur. Sellesse faili on juba oluliselt lihtsam imporditavad hankijad lisada.
  • Kui kõiki muid välju võib importimisel olla vaid üks siis sama tüübiga kontaktandmeid võib olla rohkem. Näiteks võib imporditaval hankijal olla mitu erinevat e-posti aadressi.

Videojuhendid

Vaata ka hankijate sisestamise videojuhendit:

SmartAccountsHankijate import