Hankijate import
Andmete importimise funktsionaalsus lihtsustab oluliselt SmartAccounts raamatupidamistarkvara kasutuselevõtmist. Samuti on funktsionaalsust mugav kasutada muudatuste teostamiseks, mis puudutavad korraga paljusid hankijaid – näiteks kontode muutmine vmt. Neid muudatusi saab mugavamalt ja kiiremini teostada näiteks tabelarvutusprogrammis.
Hankijate andmete SmartAccountsi importimiseks tuleb avada menüüpunkt ‘Ost/müük’ – ‘Hankijad’ – ‘Rohkem’ – ‘Impordi’.
Standard Booksist andmete eksport
Hankijad saab SmartAccountsi üle tuua paljudest teistest raamatupidamistarkvaralahendustest, muuhulgas näiteks ka Standard Booksist.
Standard Booksist hankijate info eksportimiseks on mitmeid võimalusi. Muuhulgas on seda võimalik teha näiteks moodulis integratsioon. Selleks tuleb vastavas moodulis valida: Funktsioonid -> Ekspordid -> Baasregistrid -> Hankijad. Kuigi on võimalik vastavad andmed otse SmartAccountsi sisse lugeda, soovitame lihtsuse mõttes andmed Teile kättesaadavas tabelarvutusprogrammis (näiteks MS Excel või OpenOffice Calc) üle käia ja korrastada. Nii saab eemaldada näiteks ebavajalikud infoväljad.
Andmete ekspotimine
Tegumiribal asuva nupu „Ekspordi” (avaneb “Rohkem” nupu alt) vajutamisel koostatakse fail hetkel süsteemis olemasolevatest hankijatest. Eelkõige on seda funktsionaalsust vaja selleks, et teostada mugavalt mitmeid hankijaid samaaegselt puudutavaid muudatusi. Näiteks muuta samaaegselt mitmete hankijatega seotud ettemaksukontosid.
Andmete importimine
Andmete importimine koosneb kolmest lihtsast sammust:
- XLS/CSV faili eraldajate määramine ning faili üleslaadimine;
- Veergude väärtuste määratlemine;
- Kinnitamine ning andmete importimine.
CSV faili eraldajate määramine ning faili üleslaadimine
Veergude eraldaja – sisseloetava faili veergude eraldaja:
- SmartAccountsist eksporditud faili puhul on eraldajaks semikoolon
- Standard Booksist eksporditud faili puhul on enne tabelarvutusprogrammiga muutmist eraldajaks tabulaator.
Tekstivälja eraldaja – väärtust kasutatakse, kui sisseloetava faili tekstiväljad on jutumärkides:
- SmartAccountsist eksporditud faili puhul on välja väärtuseks jutumärgid (mitte ülakomad).
- Standard Booksist eksporditud faili puhul puuduvad enne tabelarvutusprogrammiga faili muutmist tekstivälja eraldajad – ehk välja väärtus peab olema tühi.
Lae üles – osuta oma arvutist imporditavate andmetega fail. Fail peab olema XLS või CSV vormingus ning faili maksimaalne suurus on 1 megabait.
Veergude väärtuste määratlemine
Peale faili üleslaadimist tuleb määratleda igas veerus olevate andmete sisu, et tarkvara teaks, millistest veergudest milliseid andmeid leida.
Hankijate importimisel on need määratavad andmed järgmised:
| Andmeväli | Tüüp | Sisu |
| Identifikaator | Tekst(64) | Täidetud vaid nende hankijate puhul, kelle info on SmartAccountsis olemas. NB! Selle välja väärtuse põhjal leitud sama identifikaatoriga hankija andmed kirjutatakse imporditavast failist saadus andmetega üle. |
| Nimi | Tekst (200), kohustuslik |
Hankija nimi. |
| Registrikood | Tekst (64) | Hankija registrikood. |
| KMKR number | Tekst (64) | Hankija KMKR number. |
| Pangakonto nr | Tekst (64) | Hankija pangakonto number. |
| Viitenumber | Tekst (64) | Hankija viitenumber. Importimisel kontrollitakse viitenumbri kontrolljärku. |
| Maksetähtaeg | Täisarv | Arvete maksetähtaeg päevades |
| Allahindlus | Number | Allahindluse protsent. |
| Käibemaks | Tekst | Käibemaksumäär. Kasutatakse vaid juhul kui soovitakse hankijaga seostada konkreetset käibemaksumäära. Võimalikud väärtused on: 0 – 0% 9 – 9% 20 – 20% VABA – Km-vaba FIXA – Põhivara 20% |
| Viivis | Number | Ostuarvete viivis konkreetse hankija puhul. |
| Võlakonto | Tekst | Võlakonto kood. Vastava koodiga konto peab kontoplaanis olemas olema. |
| Ettemaksukonto | Tekst | Ettemaksukonto kood. Vastava koodiga konto peab kontoplaanis olemas olema. |
| Aadress: riik | Tekst (2) | Hankija riigi 2-täheline kood. Vastav riik peab süsteemis eksisteerima (vt Seaded – Riigid). |
| Aadress: maakond | Tekst (64) | |
| Aadress: linn | Tekst (64) | |
| Aadress: postiindeks | Tekst (64) | |
| Aadress: aadress 1 | Tekst (64) | |
| Aadress: aadress 2 | Tekst (64) | |
| Kontakt: e-post | Tekst (129) | Hankija e-posti aadress. Juhul kui vastava kontaktiga on seotud lisainfo, eraldatakse see kaldkriipsuga. Näiteks ( aa(at)bb.cc / Üldmeil). |
| Kontakt: telefon | Tekst (129) | |
| Kontakt: faks | Tekst (129) | |
| Kontakt: koduleht | Tekst (129) | |
| Kontakt: skype | Tekst (129) | |
| Kontakt: kontaktisik | Tekst (129) | |
| Kontakt: muu | Tekst (129) |
Kinnitamine ning andmete importimine
Andmete importimise nupp (Impordi) on tegumiribal nähtav vaid juhul kui leidub üks rida, mis vastab määratud impordireeglitele.
Näpunäiteid
- Teatud juhtudel on andmeid lihtsam importida, kui tarkvarasse on juba sisestatud mõningad hankijad. Kui seejärel vajutada käesoleval lehel nuppu „Ekspordi”, on failis näha ka SmartAccountsi poolt eeldatav andmete struktuur. Sellesse faili on juba oluliselt lihtsam imporditavad hankijad lisada.
- Kui kõiki muid välju võib importimisel olla vaid üks siis sama tüübiga kontaktandmeid võib olla rohkem. Näiteks võib imporditaval hankijal olla mitu erinevat e-posti aadressi.
Videojuhendid
Vaata ka hankijate sisestamise videojuhendit:
Hankijate import