Perioodilised arved

Kui koostad iga kindla ajavahemiku tagant (näiteks kord kuus) oma klientidele sarnaseid arveid, on perioodiliste arvete funktsionaalsus mõeldud just Sinule. Perioodiliste arvete funktsionaalsuse abil on võimalik igakuiselt koostada mugavalt ja kiiresti klientidele korduva sisuga müügiarveid. Perioodiliste arvete kasutuselevõtmine hoiab kokku väga palju aega ja korduvklikke.

Perioodiliste arvete loogika on lihtne:

  • Kõigepealt sisesta kliendile perioodilise arve lepingud (ehk teenused/tooted) “Ost/müük > Perioodilised arved > Lisa uus“. Seda tegevust on vaja sooritada vaid ühe korra ning edaspidi vaid lepingute haldamiseks, kui kliendilepingud muutuvad.
  • Ning seejärel on iga arveldusperioodi tegevused järgmised:
    1. Koosta arved “Ost/müük > Perioodilised arved > Koosta arved
    2. Nüüd avaneb Sul võimalus koostatud arveid vaadata ja vajadusel parandada;
    3. Ning kõige lõpuks saada arved ühe nupuvajutusega süsteemist välja: “Ost/müük > Müügiarved > Saada

 

Kasutuselevõtmine ja seadistamine

Perioodiliste arvetega alustamiseks on esmalt vaja seadistada perioodilise arve liik ning seejärel perioodilised arved ehk kliendilepingud.

Perioodilise arve liik

  1. Ava menüüst „Ost/müük > Perioodilised arved“.perioodilised arved
  2. Edasi vajuta „Lisa uus“ ning lisa perioodilise arve liik. Perioodilise arve liik võetakse aluseks arvete koostamisel ning liigi seadistustest sõltub see, millise perioodiga, millisel kuupäeval ja millise perioodi kohta koostatakse arve.

perioodilised arved

Perioodilise arve liigi juures tuleb määrata:

  • Nimetus: sisekasutuseks – määra selleks hea nimi, mille järgi arved alati ära tunned
  • Sagedus: kuu/kvartal/aasta
  • Kuupäev: 1-31 kuupäev
  • Millise perioodi kohta: eelmine/käesolev/järgmine
  • Millise kuupäevaga tehakse arve kohta kanne Pearaamatusse: Arve kuupäev/Perioodi järgi

Perioodilise arve liigi seadistusi on võimalik muuta seni, kuniks pole veel ühtegi arvet koostatud.
Perioodilise arve liike võib olla piiramatult, kuid kasutusmugavusest lähtudes soovitame selle arvu hoida siiski mõistlikuna.
Näiteks võib teha erinevad perioodilise arve liigid näiteks samasiuliste arvete erinevasse piirkonda esitamisel (näiteks Tartu vs Tallinn teenusarved jne).

Kui juba üks liik on loodud, siis täiendavaid liike saab sisestada otse perioodilise arve ekraanil või siis „Ost/müük > Perioodilised arved > Rohkem > Perioodilise arve liigid > Lisa uus“.

peerioodilised arved

perioodilised arved

Perioodiline arve ja teenused

Peale perioodilise arve liigi seadistamist tuleb sisestada nn perioodiliste arvete lepingud/arvete põhjad, kuhu on lisatud igakuised teenused/artiklid, mille kohta perioodilisi arveid esitatakse.perioodilised arved

 

  1. Kõigepealt vali klient;
  2. Seejärel vali perioodilise arve liik (ehk millal ning millise perioodi eest arved koostatakse);
  3. Lepingu number: sisesta lepingu number või jäta lahter tühjaks
  4. Periood: Perioodilise arve (lepingu) periood. Kui näiteks kuu keskel hakkab kehtima teiste tingimustega leping, siis tuleb määrata lõpukuupäev ning sisestada uus perioodilise arve leping (“Ost/müük > Perioodilised arved > Lisa uus”). Lepingu alguskuupäeva järgi leitakse teenuse proportsionaalne hind.
  5. Valuuta: arve valuuta
  6. Muuda ladu: kui ladu on valitud, siis tekitatakse ka laoliikumine laoartiklite puhul
  7. Maksetähtaeg: maksetähtaeg võetakse esmalt ettevõtte seadistustest ning kui klient on arvele valitud, eelistatakse kliendikaardil olevat vaikimisi maksetähtaega. Seadistused võib ka üle kirjutada, kuid siis tuleb tähele panna, et kui vaikeväärtuste või parameetrite all seadistusi muudetakse, siis ei rakendu muudatus automaatselt perioodilise arve lepingul, vaid tuleb seejärel siis uuesti käsitsi üle kirjutada.
  8. Viivis: arve viivis, võetakse ettevõtte seadistustest või kliendikaardilt (kui kliendikaardil on vaikeseadistus olemas)
  9. Objekt: arve objekt.
  10. Tasaarvelda: Juhul, kui kliendil eksisteerib arve koostamise hetkel aktiivne ettemaks (sobilikus valuutas), siis tasaarveldatakse arve automaatselt. Eraldi teadet selle kohta arvele ei trükita. Arvele kantakse „Tasumisele kuulub“ summana ettemaksu võrra väiksem summa. Kui tasaarveldamine ei ole lubatud, siis arvet ja ettemaksu automaatselt ei tasaarveldata ning tasaarveldamine tuleb teostada pangamaksete alt. Selleks, et tasaarveldamine oleks võimalik, peab süsteemis olemas olema pangakonto, mis on seotud sobiliku valuutaga (sama, mis perioodilisel arvel) ning millel on määratud linnuke lahtrisse „Tasaarvelduskonto“. Pangakontode seadistamiseks palun ava “Seaded > Pangakontod“.
  11. Grupeeri: Kui kliendile on sisestatud mitu samaliigilist lepingut, siis “Grupeeri” valiku abil on võimalik juhtida seda, kas kõik samaliigilised lepingud grupeeritakse üheks perioodiliseks arveks või edastatakse eraldi arved.

 

Arveread

Edasi tuleb valida lepingule arveread (teenused/tooted).

perioodilised arvedArverea viimane veerg „MUUTUV“ tähendab seda, et kui valik on linnutatud, siis küsitakse konkreetse kliendi perioodiliste arvete koostamise protsessis alati arveridade andmeid. See valik on oluline siis, kui igakuiselt on kogus või summa arvel muutuv. Hea näide sellistest arveridadest võiks olla kommunaalkulud.

perioodilise arve lisainfoMall: Jaotises PDF tuleb valida sobiv dokumendimall, vaikimisi on selleks sama mall, mida kasutatakse müügiarvete koostamisel. Kui kliendikaardile on määratud vaikimisi mall, siis eelistatakse seda.
Lisainfo: Vaikimisi kantakse lisainfo lahtrisse vaikimisi lisainfo tekst (salvestatud parameetrite all). Kui vaikimisi teksti ei soovita arvetel kasutada, siis tuleb valida „Määran ise“. Selleks, et vaikimisi teksti lahtrisse tagasi saada, tuleb valida „Kasuta vaikimisi“.
Dokumendid: siia saad üles laadida konkreetse kliendilepinguga seotud dokumendid. Siia üles laaditud dokumente arvetele kaasa ei panda.
Siseinfo: Ettevõtte-sisene info, mida arvetele ei kanta.
Kui seadistused on tehtud, siis tuleb perioodiline arve (leping) salvestada.

Peale salvestamist tekib menüüribale ka valik „Kopeeri paljudele“. „Kopeeri paljudele“ võimaldab just koostatud andmetega arved kopeerida korraga ka teistele klientidele.
Arved kopeeritakse teistele klientidele täpselt samade andmetega. See tähendab, et kui algsel perioodilise arve lepingul on arvereal näiteks kliendikaardilt võetud allahindlusprotsent, siis kopeeritakse sama allahindlusprotsent ka teistele arvetele (mitte ei arvestata kliendikaardil oleva seadistusega). Sellisel juhul tuleb siis andmeid arvereal käsitsi muuta ning lepingud üle salvestada.

 

Perioodiliste arvete loomine müügiarvetest

Kui juba varasemalt on igakuiselt arvete kopeerimise teel perioodilisi arveid koostatud, siis on võimalik ka müügiarvete põhjal luua süsteemis perioodiliste arvete lepinguid.

  1. Selleks tuleb avada „Ost/Müük > Müügiarved
  2. Märgistada arved, mille põhjal perioodiliste arvete lepingud luua
  3. Vajutada „Rohkem > Muuda perioodilisteksperioodilise arve loomine müügiarvest
  4. Määrata perioodilise arve liik (ehk millal ja millise perioodi eest arved esitatakse)perioodilise arve liik
  5. Märkida lepingu number või jätta lahter tühjaks;
  6. Märkida lepingu alguskuupäev ning salvestada.
  7. Soovi korral on võimalik perioodilise arve liiki muuta juba lepingu sees.

perioodilise arve leping

 

Igakuiste perioodiliste arvete koostamine

Kui perioodiliste arvete lepingud on seadistatud, siis perioodiliste müügiarvete koostamiseks tuleb avada „Perioodilised arved > Koosta arved“. Tarkvara arveid automaatselt välja ei saada, mis annab Sulle võimaluse veel andmeid vajadusel kontrollida ning täiendada. See on oluline näiteks siis, kui Sulle hiljem meenub, et mõne kliendi kliendileping on siiski juba lõppenud ning arvet ei oleks pidanud enam koostama. Arved on peale nende koostamist võimalik korraga välja saata menüüpunktis „Ost/müük > Müügiarved > Rohkem > Saada“.

  1. Ava „Perioodilised arved > Koosta arved“;perioodilise arve liik
  2. Vali liik, millega seotud arveid soovid koostada (Iga liigi arved tuleb koostada eraldi);perioodilise arve liik
  3. Vali periood, mille kohta arveid koostad;perioodilise arve periood
  4. Määra, kas arve kuupäev määratakse tänane kuupäev või kuupäev, mis on seadistatud perioodilise arve liigi seadistustes;perioodilise arve kuupäev
  5. Kui lepingus on mõnel kliendil määratud arvereal „MUUTUV“, siis on võimalik kogust, hinda ja allahindlusprotsenti veel muuta. Kui ei ole määratud, et arveread on muutuvad, siis ka andmeid enam muuta pole võimalik.perioodilised arved
  6. Soovi korral on võimalik arveridade teenuseid üles laadida ka failist. Failis saavad olla ainult sellised teenused/tooted, mis on juba eelnevalt lepingule lisatud.

Seoseid ridadega otsitakse:

  • Kliendiga seoseid otsitakse läbi
  • Tootekoodi alusel
    • SmartAccounts´i siseviide (nn kliendi ID)
    • Registrikood
    • Nimi

Kui ridade põhjal leitakse mitu vastet, siis antakse selle kohta tabelis ka teavitus. Samuti antakse teavitus, kui failist mõnda rida ei leitud.

Peale „Koosta“ vajutamist koostatakse arved ning edasi on neid võimalik juba vaadata ja välja saata menüüpunktis „Ost/müük > Müügiarved“.

Lepingute kestus ja arveridade kogused

Perioodiliste arvete koostamise protsessis võetakse arvesse ka seda, et lepingud ei pruugi kesta kogu arveldusperioodi. See tähendab, et perioodilise arve rea koguse lahtrisse sisestatud kogus määratakse müügiarvel koguseks vaid siis, kui leping vältab kogu arveldusperioodi. Kui aga leping algab poole arveldusperioodi pealt või lõpeb enne arveldusperioodi lõppu, arvutatakse kogus arvereale päevade järgi proportsionaalselt.

 

Perioodiliste arvete väljasaatmine

Alljärgnev artikkel kirjeldab perioodiliste arvete väljasaatmise protsessi. Tavaliste müügiarvete koostamise ja saatmise kohta loe edasi siit

Müügiarvete ekraanil on 3 uut filtrit:

  • Arve tüüp: Kõik/Müügiarved/Kreeditarved/Korduvarved
  • Perioodilise arve liik
  • Saatmise staatus: Saatmata/ Saadetud: e-post/ Saadetud: arvekeskus

E-kirjaga on võimalik arved välja saata:

  • Kas nimekirjas linnukestega märgitud arvete kohta. Sel juhul tuleb arved saata 1 lehekülg (täna 25 arvet) korraga.
  • Või kõigi arvete kohta, mis vastavad filtrivalikutele. Perioodiliste arvete väljasaatmiseks ongi ehk seda varianti kõige mugavam kasutada. Veendu, et nimekirjas on kuvatud just ainult need arved (filtrites on valitud õiged kuupäevad ning valitud on näiteks õige perioodilise arve liik) ning seejärel klikka „Rohkem > Saada“.

müügiarve

Nende filtrite abil on võimalik välja sorteerida siis soovitud arved, mida hakata välja saatma.

  1. Filtreeri välja sobivad arved ja märgista need;perioodilised arved
  2. Vajuta „Rohkem – Saada“;perioodilise arve saatmine
  3. Vali e-posti aadressid või sisesta uued aadressid. E-posti väljale otsitakse edaspidi need aadressid, millele on konkreetse kliendi viimane kiri saadetud.perioodilise arve saatmine
  4. Kui kliendikaardil käsitsi sisestatud aadressi ei eksisteeri, siis küsitakse järgmise sammuna ka seda, kas soovid aadressi kliendikaardile salvestada.
  5. Edasi sisesta e-kirja pealkiri. Parameetrit #NUMBER ära muuda, kuna see võetakse süsteemist arvenumbri alusel. Kirja sisu on kõikide klientide puhul sama. Kui mõnele kliendile saadetakse korraga näiteks 2 arvet, siis ei koondata neid mitte ühte kirja, vaid kliendile lähebki 2 eraldi kirja.

perioodilise arve saatmine

Näide

Oletame, et soovid hakata klientidele edastama püsiteenuse arveid, mis koostatakse:

  • Iga kuu 7. kuupäeval
  • Eelmise kuu eest
  • Raamatupidamiskanne luuakse perioodi järgi

Ehk siis jaanuarikuu eest arve esitatakse 07.02.2017 (perioodi 01.01.2017-31.01.2017 eest) ning raamatupidamiskanne luuakse kuupäevaga 31.01.2017

Perioodilise arve liik

  1. Lisame kõigepealt sobiva perioodilise arve liigi vastavalt eelnimetatud andmetele:perioodilise arve liik
  2. Edasi valime soovitud kliendi
  3. Lisame lepingu numbri, kui see eksisteerib;
  4. Lisame lepingu alguskuupäeva. Oletame, et leping algab keset kuud 15.01.2017. Lepingu alguskuupäeva järgi leitakse ka proportsionaalselt konkreetse perioodi teenuse hind.
  5. Soovime ka seda, et ettemaksu eksisteerimisel läheks see automaatselt tasaarveldamisele. Jätame linnukese valiku „Tasaarveldamine lubatud“ ette.perioodiline arve
  6. Seejärel lisame sobivad teenused
  7. Kuna summa võib arvel olla muutuv, siis märgistame valiku „MUUTUV
  8. Kontrollime andmed ning salvestame.

 

Arvete koostamine

Edasi soovime koostada arved.

  1. Selleks avame „Perioodilised arved > Koosta arvedperioodilise arve koostamine
  2. Valime liigiperioodilise arve liik
  3. Valime perioodiperioodilise arve periood
  4. Soovime, et arve koostatakse seadistatud kuupäeva järgi, valime „Seadistatud“ ning vajutame „Edasi“;perioodilise arve koostamine
  5. Kuna meie leping ei kesta tervet kuud (leping alguskuupäev oli 15.01.2017), siis antakse selle kohta meile ka teavitus.perioodilise arve koostamine
  6. Kuna oli määratud, et arverida on „Muutuv“, siis kontrollime andmed ja vajadusel parandame neid ning vajutame „Koosta“;perioodilise arve koostamine
  7. Peale „Koosta“ vajutamist luuakse müügiarved ning edasi saame neid näha juba „Ost/müük – Müügiarved” menüüpunktis.

perioodilise arve saatmine

Arvete väljasaatmine

  1. Arvete väljasaatmiseks tulebki avada “Ost/müük > Müügiarved“;
  2. Filtreerime välja, et soovime nimekirjas näha ainult perioodilise arveid;perioodilise arve saatmine
  3. Märgistame soovitud arved;
  4. Vajutame „Rohkem > Saada“;perioodilise arve saatmine
  5. Edasi valime või sisestame e-posti aadressi, vajutame „Edasi“;perioodilise arve saatmine
  6. Seejärel muudame vajadusel kirja pealkirja ning sisu. Parameetrit #NUMBER ei muuda, kuna selle asemele tuleb reaalne arvenumber otse süsteemist.perioodilise arve saatmine
  7. Vajutame „Edasi“ ning saadame kirja teele.
SmartAccountsPerioodilised arved