E-kirjad

Menüüpunktis “E-kirjad” on võimalik:

  1. Koostada e-kirja põhjasid (E-kirjade mallid);
  2. Määrata e-kirja saatja aadressi ning saatja nime;
  3. Valida, kas teie ettevõtte kirjad saadetakse läbi zone.ee või läbi vaikimisi serveri

menüüpunkt-e-kirjad

 

E-kirja põhjad

E-kirja põhja (malli) saad seadistada kõikidele dokumentidele, mida on võimalik rakendusest välja saata (pakkumine, tellimus, müügiarve, ostutellimus). Üks mall võib olla olla määratud mitmele dokumendile, teisalt võib ühe dokumendiga olla seotud mitu e-kirja malli.

E-kirja malli kasutamise saab soovi korral ära piiritleda ka konkreetse kasutaja või kasutajagrupiga. Lisaks on võimalik e-kirja mall siduda koheselt ära sobiva dokumendimalliga.

Nii on võimalik luua personaalne e-kirja mall iga kasutaja või kasutajagrupi jaoks. Loomulikult on võimalik e-kirja mallis kasutada ka juba varasemast teada parameetreid. Parameetrite nimekiri avaneb, kui liigud hiirega küsimärgile:

e-kirja põhja seadistamine

Üldine

Väljuvad e-kirjad: saatja aadess

Saad määrata, kas e-kirja saatja aadressiks on kasutaja e-posti aadress või ettevõtte e-posti aadress.

Väljuvad e-kirjad: saatja nimi

Saad seadistada, kas e-kirja saatjana kuvatakse kasutaja nime või ettevõtte nime.

Väljuvad e-kirjad: server ja SPF

E-posti maailmas käib pidev võitlus rämpspostiga, mistõttu muudavad ning täiustavad nii e-kirjade saatmiseks kui ka nende vastuvõtmiseks mõeldud serverid pidevalt reegleid selles osas, mida loetakse rämpsuks ning mida mitte. Kuna see maailm on üsna keeruline, otsustasime kokku panna juhendi, milliste seadistustega saaksid Sa tagada parima võimaliku tulemuse Sinu SmartAccountsist välja saadetud arvete, pakkumiste ja teiste dokumentide kohaletoimetamisel. 

Juhend jaotub selle alusel, millise teenusepakkuja juures on Sinu e-kirja postkast majutatud (tüüpiliselt sama teenusepakkuja, kus on majutatud ka Sinu koduleht) ning kas kasutajal on ligipääs teenusepakkuja iseteenindusse, et mõjutada SPF kirjeid. 

 

Väljuvate e-kirjade serveri valikus on 2 võimalust:

  1. Veebimajutus, Zone, Telia jmt (SPF kirje muudetav)
  2. Gmail, Hotmail jmt (SPF kirje ei ole muudetav)

Alljärgnevalt selgitame, millal üht või teist valikut kasutada.

 


Valik ‘Veebimajutus, Zone, Telia jmt’

See seadistus tuleks valida, kui Sinu ettevõtte e-post on majutatud sellistes serverites, mille e-posti halduskeskkonda on Sul ligipääs olemas ning võimalik SPF kirjeid muuta.

 


Veebimajutus.ee

Kui Sinu postkasti majutab veebimajutus.ee, on Sul vedanud, kuna Sa ei pea SmartAccountsi seadistuses midagi muutma.

This image has an empty alt attribute; its file name is veebimajutus-server.pngVeendu vaid, et ‘Seaded’ – ‘E-kirjad’ all oleks seadistusel ‘Väljuvad e-kirjad: server ja SPF’ valitud:

‘Veebimajutus, Zone, Telia jmt (SPF kirje muudetav)

 

Sellise seadistusega:

  • Saatja aadressiks määratakse SmartAccounts ettevõtte või kasutaja aadress.
  • Saatmisel tehakse kontroll, kas saatja domeen eksisteerib.
  • Kui kirja vastuvõtja nimes on tehtud viga, põrkuvad need kirjad tagasi saatmisel kasutatud aadressile.

 


Zone.ee

Kui Sinu postkasti majutab zone.ee, siis kontrolli esmalt, et ‘Seaded’ – ‘E-kirjad’ all oleks seadistusel ‘Väljuvad e-kirjad: server ja SPF’ valitud:

‘Veebimajutus, Zone, Telia jmt (SPF kirje muudetav)’.

 

Järgmise sammuna on vaja seadistada SPF kirje zone.ee halduskeskkonnas.

 


Seadistused zone.ee keskkonnas

  • Logi sisse zone.ee halduskeskkonda ning klikka avalehel ‘Halda’

  • Seejärel vali vasakult menüüst ‘E-post’ – ‘DKIM / SPF / DMARC’

  • Vaikimisi peaks SPF kirje välja midagi sellist:

  • Edasi tuleb SPF kirje juures vajutada ‘Muuda”’ ning avanenud ekraanil lisage SmartAccounts väljuvate kirjade server enda domeeni SPF kirjesse.
  • Lõpptulemusena peaks see välja nägema midagi sellist:

          v=spf1 a mx include:_spf.zone.eu include:mail.spf.elkdata.ee -all

Sellise seadistusega:

  • Saatja aadressiks määratakse SmartAccounts ettevõtte või kasutaja aadress.
  • Saatmisel tehakse kontroll, kas saatja domeen eksisteerib.
  • Kui kirja vastuvõtja nimes on tehtud viga, põrkuvad need kirjad tagasi saatmisel kasutatud aadressile. 


Teised teenusepakkujad (Telia jmt)

Siia alla kuulub suur hulk teisi kodulehtede ja postkastide majutusega tegelevaid ettevõtteid (näiteks Telia). Seadistused sõltuvad sellest, kas kontol on SPF kirje aktiveeritud või mitte.

 


Kontol ei ole SPF kirje aktiveeritud

Kui postkasti majutaval ettevõttel ei ole SPF kirje aktiveeritud, siis ei olegi muudatusi vaja teha.

This image has an empty alt attribute; its file name is veebimajutus-server.pngTuleb vaid kontrollida, et ‘Seaded’ – ‘E-kirjad’ all oleks seadistusel ‘Väljuvad e-kirjad: server ja SPF’ valitud:

‘Veebimajutus, Zone, Telia jmt (SPF kirje muudetav)’


Kontol on SPF kirje aktiveeritud

Kui postkasti majutaval ettevõttel on SPF kirje aktiveeritud, tuleks üldjoontes käituda ülalpool toodud zone.ee juhiste järgi.

Pane tähele, et SPF kirje muutmise juhend sõltub siis juba konkreetsest teenusepakkujast ning nende iseteeninduse võimalustest.

 


Valik ‘Gmail, Hotmail jmt (SPF kirje ei ole muudetav)’

Gmail, hotmail, mail.ee, hot.ee on vaid mõned näited teenusepakkujatest, kes siia kategooriasse kuuluvad.

Kuna kasutajal puudub sellise teenusepakkujate puhul võimalus ise SPF kirjet muuta, tuleb valida ‘Seaded’ – ‘E-kirjad’ all seadistuse ‘Väljuvad e-kirjad: server ja SPF’ juures valik:

 ‘Gmail, Hotmail jmt (SPF kirje ei ole muudetav)’

Sellise seadistusega:

  • Saatja aadressiks määratakse üldine aadress no-reply@smaccounts.eu. Saatja nimeks määratakse aga ettevõtte või kasutaja nimi (olenevalt sellest, kuidas SmartAccountsis seadistatud on). Sellisele kirjale reply’ga vastates jõuab kiri ettevõtte postkasti.
  • Saatmisel tehakse kontroll, kas saatja domeen eksisteerib. 
  • Eriti hoolas tuleb sel juhul olla aga vigadega e-kirja saaja nimes, kuna need vead põrkuvad tagasi no-reply@smaccounts.eu aadressile, mida täna ei monitoorita – ehk tagasiside kohaletoimetamatu kirja kohta ei jõua kuhugi. 
SmartAccountsE-kirjad