E-kirjad

Menüüpunktis “E-kirjad” on võimalik:

  1. Koostada e-kirja põhjasid (E-kirjade mallid).
  2. Seadistada seda, millise serveri kaudu e-kirjad välja saadetakse.

menüüpunkt-e-kirjad

 

E-kirja põhjad

E-kirja põhja (malli) saad seadistada kõikidele dokumentidele, mida on võimalik rakendusest välja saata (pakkumine, tellimus, müügiarve, ostutellimus). Üks mall võib olla olla määratud mitmele dokumendile, teisalt võib ühe dokumendiga olla seotud mitu e-kirja malli.

E-kirja malli kasutamise saab soovi korral ära piiritleda ka konkreetse kasutaja või kasutajagrupiga. Lisaks on võimalik e-kirja mall siduda koheselt ära sobiva dokumendimalliga.

Nii on võimalik luua personaalne e-kirja mall iga kasutaja või kasutajagrupi jaoks. Loomulikult on võimalik e-kirja mallis kasutada ka juba varasemast teada parameetreid. Parameetrite nimekiri avaneb, kui liigud hiirega küsimärgile:

e-kirja põhja seadistamine

Vaata lisaks:

E-kirja mallid SmartAccountsis

Väljuvate e-kirjade seaded

Seaded – E-kirjad lehel on serveri valikus 3 võimalust:

  1. Üldine SMTP server. Kirjad saadetakse välja läbi SmartAccountsi SMTP serveri. Kirjade saatja (from) aadressiks on no-reply@smaccounts.eu ja vastamise (reply to) aadressiks siin seadistatud aadress.
  2. Väline SMTP server. Kirjad saadetakse välja läbi sinu e-posti teenusepakkuja SMTP serveri. See eeldab autentimist kasutajanime ja parooliga. Nii kirjade saatja (from) kui vastamise (reply to) aadressiks on siin seadistatud aadress.
  3. Üldine SMTP server (vana). Kirjad saadetakse vanal viisil välja läbi SmartAccountsi SMTP serveri. Tänapäevaste rämpspostiga võitlemise reeglite tõttu on tegemist ebakindla lahendusega, mistõttu kaob selle valiku tugi lähiajal (vana juhend). NB! valikut kuvatakse vaid ettevõtetel, kellel see on valitud.

 

SMTP serveri seadistamine

Üldine server

  • Saatja nimi.Tekst, mida kuvatakse saadetud e-kirjades saatjana. Kasutada on võimalik koode:
      • #COMPANY_NAME – ettevõtte nimi
      • #PERSON_NAME – kasutaja nimi
  • Vastamise e-post. 
      • Ettevõtte e-post. Vaikimisi ettevõtte andmetest järjekorras esimene e-posti aadress. Aadressi saab soovi korral ka muuta.
      • Kasutaja e-post. Kasutaja e-posti aadress.

Kirjade saatmise tagasiside üldise serveri kaudu saatmisel

Kui kiri on välja saadetud üldise serveri kaudu, siis kuvame dokumendil ‘Saadetud’ jaotises välja ka täpsemat infot selle kohta, kui kiri ei ole kohale läinud.

Võimalikud kirja saatmise ebaõnnestumise põhjused on:

  • Kirja saatmine ebaõnnestub teadmata põhjusel > proovi mõne aja pärast uuesti või salvesta arve ning saada välja enda isiklikust postkastist.
  • Kirja saatmine ei ole konkreetsele aadressile võimalik > paranda e-posti aadress ja saada kiri uuesti.
  • Kirja saatmine ebaõnnestub, kuna vastuvõtja serveris on ajutine probleem > proovi mõne aja pärast uuesti,
  • Kirja saatmine ebaõnnestub, kuna saaja postkast on täis > proovi mõne aja pärast uuesti.
  • Kirja saatmine ebaõnnestub, kuna kirja sisu on liiga suur > vähenda kirja sisu ning proovi uuesti.
  • Kirja saatmine ebaõnnestub, kuna kirja sisu sisaldab midagi sellist, mida vastuvõttev meiliserver ei luba > kontrolli, et kiri ei sisaldaks ebasobivat sisu ning proovi uuesti.
  • Kirja saatmine ebaõnnetub, kuna kirjale lisatud manus on liiga suur või ebasobiva sisuga > eemalda manus või muuta selle sisu ja proovi uuesti.
  • Kirja saatmine ebaõnnestub, kuna vastuvõtja meiliserver lükkas kirja tundmatul põhjusel tagasi > pöördu e-kirja saaja poole.

NB! Kui kiri põrkub tagasi, siis tuleb selle kohta eraldi teavitus ka teavituste lehele, muul põhjusel kirja saatmise ebaõnnestumise korral näeb täpsemat infot dokumendil ‘Saadetud’ jaotises.

Väline SMTP server

Ettevõtte üldine e-post

Üldist SMTP seadistust kasutatakse e-kirjade saatmiseks kõikide ettevõtte kasutajate poolt, kellele pole määratud kasutajapõhiseid seadeid.

väljuvate e-kirjade seaded

  • Saatja nimi.Tekst, mida kuvatakse saadetud e-kirjades saatjana. Kasutada on võimalik koode:
      • #COMPANY_NAME – ettevõtte nimi (vaikimisi)
      • #PERSON_NAME – kasutaja nimi
  • Saatja e-post. Vaikimisi on saatja e-posti aadressiks ettevõtte andmetest esimene e-posti aadress.
  • Teenusepakkuja. E-posti teenusepakkuja
  • Server. E-posti teenusepakkuja server. Serveri väärtus täidetakse automaatselt peale teenusepakkuja valimist
  • Kasutajanimi. Kasutajanimi (mõnedel teenusepakkujatel ei pruugi see e-posti aadressiga kattuda)

    Parool. Parool

Ettevõtte kasutajate e-postid

Soovi korral on võimalik SMTP seadistus teha iga ettevõtte kasutaja kohta eraldi, võttes arvesse konkreetsete kasutajate e-posti aadresse ja teenusepakkujaid.

Lehe õigused

Luba kasutajatel enda e-posti ise seadistada. Kui see valik on linnutatud, saab iga ‘Seaded – E-kirjad’ õigusega kasutaja näha ja muuta vaid enda kasutaja väljuvate e-kirjade seadeid.

 

Kasutajaõigus ‘Seaded – E-kirjad – Saatmise seaded’. Kasutaja, kellele antakse eraldi Seaded – E-kirjad – Saatmise seaded’ õigus, näeb ja saab muuta teiste kasutajate e-posti seadeid Kasutajaõigusi saab täiendada Seaded – Kasutajad ja grupid lehel.

Seaded

Kasutaja. Kasutaja e-posti aadress

Saatja nimi. Tekst, mida kuvatakse saadetud e-kirjades saatjana. Kasutada on võimalik koode:

  • #COMPANY_NAME – ettevõtte nimi
  • #PERSON_NAME – kasutaja nimi

Saatja e-post. Kasutaja e-posti aadress

Teenusepakkuja. E-posti teenusepakkuja

Server. E-posti teenusepakkuja server. Serveri väärtus täidetakse automaatselt peale teenusepakkuja valimist

Kasutajanimi. Kasutajanimi (mõnedel teenusepakkujatel ei pruugi see e-posti aadressiga kattuda)

Parool. Parool

Teenusepakkujad

Valikus on järgnevad teenusepakkujad: 

  1. Gmail 
  2. Outlook/Hotmail
  3. Telia
  4. Zone
  5. Veebimajutus.ee
  6. Elisa
  7. Muu

Peale salvestamist luuakse e-posti teenusepakkujaga ühendus ning edaspidi saadetakse kirjad välja kasutades kliendi SMTP serverit.

NB! Kirjad, mis saadetakse SmartAccountsist välja kliendi SMTP serveri kaudu ei kajastu postkastis saadetud kirjade kaustas.

 

SmartAccountsE-kirjad