Üleminek vana kujundusega mallidelt uutele
Üldine
SmartAccountsi on lisandunud uue kujundusega dokumendimallid, mida saavad kasutada ka olemasolevad ettevõtted.
Peale uuendust loodud ettevõtetel on aktiivsed uue kujundusega mallid ning vanadel ettevõtetel jäävad aktiivseks vana kujundusega mallid.
Soovitame ka vanematel ettevõtetel uute mallidega tutvuda ning need soovi korral kasutusse võtta.
Järgnevalt on toodud näpunäited ja soovitused, mida uutele dokumendimallidele üleminekul silmas pidada.
Uue ja vana dokumendimalli peamised erinevused
Peamiseks erinevuseks on uue vaikimisi dokumendimalli suurem seadistamisvõimalus. See tähendab näiteks seda, et kui soovitakse muuta dokumendimallil värvi, ei pea kujundama uut ettevõttepõhist malli, vaid seadistused saab teha uuel vaikimisi mallil.
Järgnevas tabelis on välja toodud erinevused.
| Võimalus | Uus | Vana | Märkus |
| Kuva artikli kood | Jah | Jah | Kui seadistus ei ole aktiivne, ei kuvata arvereal koodi, vaid ainult kirjeldus |
| Kuva kood ja kirjeldus samal real | Jah | Ei | Kui seadistus ei ole aktiivne, lisatakse kirjeldus koodi alla, ehk eraldi reale |
| Kuva allkirjastamise rida | Jah | Jah | Kui seadistus on aktiivne, lisatakse PDFile “Arve väljastas” ning “Võttis vastu” |
| Lisa koostaja nimi | Jah | Jah | Kui seadistus on aktiivne, kuvatakse allkirjade real automaatselt “Arve väljastas” koostaja nime |
| Kuva objekt | Jah | Jah | Uutel mallidel kuvatakse objekti klass ja nimi kõikidel dokumentidel (pakkumine-tellimus-müügiarve), vanadel mallidel kuvatakse info vaid müügiarvel |
| Kuva kontaktisik | Jah | Jah | Uutel mallidel kuvatakse kontaktisik müügidokumentidel ja ostutellimusel, vanadel mallidel kuvatakse info vaid müügidokumentidel |
| Kuva kliendi saldo | Jah | Jah | |
| Kuva kliendi registrikood | Jah | Ei | Kui seadistus on aktiivne, lisatakse müügidokumentide PDFile kliendi andmetesse registrikood |
| Kuva periood | Jah | Jah | |
| Kuva pangakontod | Ei | Jah | Pangakontod kuvatakse vaid vana malli päises, uuel mallil kuvatakse pangakontod jaluses |
| Malli välimuse muutmine | Jah | Ei | Uutel mallidel saab muuta:
|
Uuele mallile üleminek
Selleks, et minna üle uuele dokumendimallile ning hakata edaspidi kasutama uue kujundusega arvemalli, tuleb toimida järgnevalt:
- Ava Seaded – Dokumendimallid lehekülg ning liigu jaotisesse Ettevõtte dokumendimallid
- Vali filtrisse ‘Kõik‘ ning vajuta filtreeri – selliselt näed nimekirjas kõiki aktiivseid ja mitteaktiivseid vaikimisi malle ning ettevõttepõhiseid malle.
- Uued mallid on tähistatud vastavalt:
| Mall | Uus | Vana |
| Eesti keel | Eesti keel | Eesti keel (vana) |
| Inglise keel | Inglise keel | Inglise keel (vana) |
| Vene keel | Vene keel | Vene keel (vana) |
- Märgi linnukesed nende mallide juurde, mida soovid aktiveerida ning eemalda linnukesed nende valikute eest, mille soovid muuta mitteaktiivseks.
NB! Vanad ja uued mallid võivad olla ka koos aktiivsed, kuid tähele tuleb panna seda, et mallide järjekord on dokumentidel sama, mis dokumendimallide nimekirjas.
Seega, kui ettevõttel on näiteks kaks aktiivset müügiarve dokumendimalli, siis eelistatakse arve koostamisel seda malli, mis on nimekirjas kõrgemal (eeldusel, et vaikimisi mall pole määratud juba perioodilise arve lepingul või kliendikaardil).
Kui oled otsustanud edaspidi kasutada uusi malle ning sul ei ole salvestatud vaikimisi malle:
- kliendikaardile
- perioodilise arve lepingule
- e-kirja mallile,
siis ei pea sa rohkem midagi tegema. Uue dokumendid luuakse uute mallidega ning enne uuendust salvestatud dokumentidel kasutatatakse reeglina vanasid malle olenemata mallide tänasest aktiivsusest.
Vaikimisi mallide uuendamine
Juhul, kui erinevatesse kohtadesse on salvestatud vaikimisi mallide eelistus ning minnakse üle uutele mallidele ja soovitakse uuendada ka vaikimisi mallide eelistusi, tuleb toimida järgnevalt:
Vaikimisi mall kliendikaardil
Kui deaktiveerid malli, mis on kasutusel kliendi vaikimisi mallina, siis edaspidi sellele kliendile dokumente (müügiarveid, pakkumisi, tellimusi) luues enam kliendi vaikimisi malli ei kasutada, vaid dokumendid luuakse nimekirjast vastavale dokumenditüübile esimese aktiivse malliga.
Kui lähed vanadelt vaikimisi mallidelt üle uutele (deaktiveerid vanad ja aktiveerid uued) ja soovid, et klientide vaikimisi malllide seosed ka uueneksid uute mallide vastu, tuleb toimida järgnevalt:
- Salvesta klientide ekspordi fail (Ost/müük – Kliendid – Rohkem – Ekspordi).
- Aktiveeri uued dokumendimallid ja muuda vanad mitteaktiivseks (Seaded – Dokumendimallid)
- Tee muudatused klientide ekspordi failis.
- Tulpadesse ‘Arve mall’, ‘Pakkumise mall’ ja ‘Tellimuse mall’ saad sisestada soovitud klientidele uued mallid. Uute mallide nimed on ‘Eesti keel’, ‘Inglise keel’ ja ‘Vene keel’. Kui laadisid ekspordi faili alla enne vanade mallide deaktiveerimist, siis peaks algses failis olema kenasti näha, millistel klientidel millised vanad mallid olid määratud ning piisab, kui eemaldad malli nime tagant vaid ‘(vana)’.
- Impordi uuendatud fail (Ost/müük – Kliendid – Rohkem – Impordi).
Vaikimisi mall perioodilise arve lepingul
Kui deaktiveerid malli, mis on määratud mõnele perioodilise arve lepingule vaikimisi malliks (NB! siin räägime sellest, kui lepingule on määratud mõni konkreetne mall, mitte vaikimisi müügiarve mall või kliendikaardi vaikimisi mall), siis edaspidi selle lepingu alusel koostatud arvetele enam deaktiveeritud malli ei kasutata, vaid arved koostatakse nimekirjast esimese aktiivse müügiarve dokumendimalliga.
Kui lähed vanadelt vaikimisi mallidelt üle uutele ja soovid, et perioodiliste arvete lepingute vaikimisi mall ka uueneks, tuleb toimida järgnevalt:
- Aktiveeri uued mallid ja muuda vanad mitteaktiivseks (Seaded – Dokumendimallid)
- Ava perioodilise arve leping (Ost/müük – Perioodilised arved)
- Vaata üle talle määratud mall ning kui näed PDF malliks määratud mõnda vana malli, siis muuda see samaväärse uue malli vastu.
- Niimoodi tuleb uuendad kõik sellised aktiivsed perioodilised arved, millel oli vana mall kasutusel.
Vaikimisi mall e-kirja mallides
Kui lähed vanadelt vaikimisi mallidelt üle uutele ja soovid, et e-kirja mallide seadetes ka vana mall uueneks, tuleb toimida järgnevalt:
- Aktiveeri uued mallid ja muuda vanad mitteaktiivseks (Seaded – Dokumendimallid)
- Ava e-kirja malli seaded (Seaded – E-kirjad)
- Ava e-kirja mall ning kui näed, et mõnele mallile on määratud vana dokumendimall, siis muuda see käsitsi vastava keelsusega uueks malliks. Salvesta.
- Niimoodi tuleb uuendada kõik e-kirja mallid, millele on dokumendimall määratud.
Üleminek uutele dokumendimallidele