Tasumata arvete meeldetuletused

Tasumata arvete automaatsed meeldetuletused saab kasutaja kasutusele võtta Pro paketis. Meeldetuletuste seadistamine on väga lihtne ning aitab arvete haldamise hästi kontrolli all hoida ning klientidel arveid õigeaegselt tasuda. Automatiseeri meeldetuletused ning teavitused lähevad klientidele teele sinu poolt määratud reeglite alusel.

Lühidalt:

Seadista meeldetuletuste koostamise ja saatmise reeglid
- Vali, millal soovid meeldetuletusi saata – arve maksetähtpäeval, enne või pärast seda.
- Kui valid meeldetuletuste saatmise enne või pärast maksetähtaega, sisesta vastav päevade arv.
- Aktiveeri “Koosta automaatselt” – nii ei pea sa meeldetuletusi käsitsi looma.
- Aktiveeri “Saada automaatselt” – koostatud meeldetuletused saadetakse klientidele automaatselt.
Lisa e-kirja mall
- Mine Seaded – E-kirjad lehele ja loo uus või vaata üle olemasoleva meeldetuletuse kirja sisu. Täpsema juhendi leiad siit
- Kui seadistasid erinevad meeldetuletuste saatmise reeglid, saad igale reeglile määrata erineva sisuga e-kirja malli.

Meeldetuletuste seadistamine

Esmalt tuleb seadistada reeglid, mille alusel meeldetuletusi koostada ning saata soovitakse. Erinevaid meeldetuletuste reegleid saab luua piiramatul hulgal. Peale reeglite seadistamist tuleb need ka salvestada.

Ühtegi reeglit vaikimisi salvestatud pole ning iga ettevõtte jaoks tuleb reeglid seadistada kasutajal endal.

Näidiseks on meeldetuletuste lehel näha järgnevate seadistustega reegel:

Koostatakse 5 päeva pärast tähtaega
Koosta automaatselt “EI”
Saada automaatselt “EI”

Selle näidisrea seadistusi saab muuta ning seejärel salvestada.

Meeldetuletuste võimalused

Meeldetuletusi on võimalik koostada:

Enne tähtaega. Kui on valitud ‘enne tähtaega’, tuleb sisestada ka soovitud päevade arv.
Pärast tähtaega. Kui on valitud ‘pärast tähtaega’, tuleb sisestada ka soovitud päevade arv.
Tähtpäeval. Kui on valitud ‘tähtajal’, siis koostatakse meeldetuletus arve maksetähtpäeval.

Koosta automaatselt. Kui valik on aktiveeritud, koostatakse meeldetuletused reegli alusel. Kui valik on mitteaktiivne, siis meeldetuletusi ei koostata. Meeldetuletusi saab koostada vaid automaatselt ja mitte käsitsi.

Saada automaatselt. Valiku saab aktiveerida vaid siis, kui meeldetuletuste automaatne koostamine on aktiveeritud. Kui valik on aktiveeritud, saadetakse meeldetuletused reegli alusel automaatselt. Kui valik on mitteaktiivne, siis meeldetuletusi automaatselt ei saadeta. Käsitsi saab meeldetuletused välja saata Meeldetuletuste lehel märgistades soovitud read ning vajutades valikule ‘Saada’.

Meeldetuletuste nimekiri

Ost/müük – Meeldetuletused lehel kuvatakse koostatud tasumata arvete meeldetuletusi. Seaded valikule klikates on võimalik vaadata olemasolevaid ning lisada uusi meeldetuletuste reegleid.

Klient – kliendi nimi
Dokument – müügiarve number
Kuupäev – müügiarve kuupäev
Tähtaeg – müügiarve tähtaeg
Summa – müügiarve summa
Maksmata – müügiarve maksmata summa
Valuuta – müügiarve valuuta
Koostatud – meeldetuletuse koostamise aeg
Saadetud – meeldetuletuse viimase saatmise aeg
Ümbriku ikoon – viimase saatmise staatus

NB! Meeldetuletuste lehel kuvatud arve andmed salvestatakse meeldetuletuse koostamise seisuga ning arve hilisemad muudatused selles nimekirjas ei kajastu.

Küll aga võrreldakse müügiarvete nimekirjas ja meeldetuletuste nimekirjas arve andmeid ning kui tuvastatakse erinevus, siis märgistatakse see rida meeldetuletuste lehel oranži hüüumärgiga.

Meeldetuletuste read nimekirjas

Kui meeldetuletus on juba välja saadetud, siis näitab real avamine näitab viimase kirja info.
Kui meeldetuletust veel välja saadetud ei ole, siis avab real klikkamine valiku, milles pakutakse kasutajale võimalust meeldetuletus välja saata.
Kui kasutaja klikkab “Jah”, siis suunatakse ta meeldetuletuste saatmise lehele ning konkreetne meeldetuletus on juba märgistatud ning saatmiseks valmis.

Meeldetuletuste koostamine ja saatmine

Meeldetuletusi on võimalik:

koostada automaatselt
saata käsitsi või automaatselt

Meeldetuletuste koostamine

Meeldetuletusi koostatakse tarkvaras iga päeva varahommikul vastavalt seadistatud reeglitele. Meeldetuletuste koostumiseks peab reegli juures olema aktiveeritud valik ‘Koosta automaatselt’.

Meeldetuletusi koostatakse ainult järgmiste arvete kohta:

tasumata summa on suurem kui 0,
arve ei ole kreeditarve,
arve maksetähtaeg on täpselt meeldetuletuse koostamise reeglis märgitud päevade arv üle maksetähtaja,
selle arve kohta ei ole veel selle reegli järgi meeldetuletust koostatud.

NB! Juhul, kui valik ‘Koosta automaatselt’ vahepeal deaktiveeritakse ning uuesti aktiveeritakse, siis koostatakse edaspidi meeldetuletusi alates sellest kuupäevast, mil see aktiveeriti. Varasema perioodi kohta meeldetuletusi ei koostata.

Iga müügiarve ja meeldetuletuse reegli paari kohta koostatakse eraldi meeldetuletus.
Koostatud meeldetuletused on näha lehel Ost/müük – Meeldetuletused.
Koostamise kohta näeb kasutaja teavitusi avalehel teavituse all.

Meeldetuletuste automaatne saatmine

Kui meeldetuletuste reeglis on aktiivne valik ‘Saada automaatselt’, siis saadetakse meeldetuletused automaatselt klientidele. Meeldetuletuste kirjale lisatakse ka müügiarve PDF fail (kasutatakse dokumendimalli, mis on valitud müügiarvele).

Automaatsel saatmisel e-kirja malli valik

Meeldetuletusi saab saata ainult meeldetuletuse tüüpi e-kirja mallidega.
Kui sobivat e-kirja malli ei leita, siis saatmine ebaõnnestub ja väljastatakse avalehel teavituse jaotises teavitus.

Meeldetuletuse reegli valik

Kui e-kirja mallile on määratud meeldetuletuse reegel (saab määrata ainult siis, kui ettevõttel on mitu reeglit), siis eelistatakse saatmisel seda e-kirja malli.
Kui reegliga seotud e-kirja malli ei leita, siis võetakse esimene sobilik, AGA
kui meeldetuletuse e-kirja mall on reegliga seotud, siis teise reegli alusel meeldetuletuse saatmisel seda e-kirja malli kasutada ei saa.

Vali ja piira: E-kiri ja dokumendimall

Meeldetuletuse e-kirja mallile saab määrata müügiarve dokumendimalle.
Kui e-kirja mallile on määratud dokumendimall, siis eelistatakse meeldetuletuste saatmisel e-kirja malli valikul seda e-kirja malli, millele määratud dokumendimall ühtib konkreetsele müügiarvele valitud dokumendimalliga. Nt – kui müügiarvele on valitud malliks “Inglise keel” ja e-kirja mallides on meeldetuletuse tüüpi mall, mis on seotud dokumendimalliga “inglise keel”, siis saadetakse see meeldetuletus välja just selle e-kirja malliga.
Kui leitakse mitu samade sätetega e-kirja malli, siis valitakse esimene juhuslik.
Kui e-kirja mallile on määratud dokumendimall ning linnutatud ‘Lubatud vaid selle dokumendimalliga., siis seda e-kirja malli teistsuguste dokumendimallidega meeldetuletuste saatmisel ei kasutata.

Vali ja piira: Kasutaja

Meeldetuletuste automaatne saatmine ignoreerib seda seadistust.

Vali ja piira: Kasutajagrupp

Meeldetuletuste automaatne saatmine ignoreerib seda seadistust.

Saaja e-posti aadressi valik

Saaja e-posti aadressi leidmiseks vaadatakse kliendile saadetud müügiarveid ning kasutatakse sellist e-posti aadressi, millele on saadetud müügiarve ning mis on kliendikaardile salvestatud. Kui kliendikaardil ei ole salvestatud sellist e-posti aadressi, millele on müügiarve saadetud, kasutatakse kliendikaardilt esimest aadressi. Kui kliendikaardil ühtegi aadressi pole, siis meeldetuletuse saatmine ebaõnnestub.

Saatja vastamise aadress

Kui lehel Seaded – E-kirjad on seadistatud, et vastamise e-posti aadress on ettevõtte e-posti aadress, siis lähevad kirjad välja ettevõtte e-posti aadressilt.

Kui on seadistatud, et vastamise aadress on kasutaja e-posti aadress, siis märgitakse meeldetuletuste automaatsel saatmisel vastamise aadressiks kasutaja, kes viimati meeldetuletuse reeglit uuendas.

Meeldetuletuste käsitsi saatmine

Meeldetuletuste lehel tuleb märgistada meeldetuletused, mida soovitakse välja saata.
Klikata nupule ‘Saada’.
Seejärel avaneb eraldi leht, kus tuleb teha järgmised valikud:
1. valida meeldetuletused,
2. kontrollida e-posti aadressid,
3. määrata pealkiri ja sisu, e-kirja malliks saab valida vaid meeldetuletuse e-kirja malli,
4. kontrollida ja saata .
Poole protsessi pealt tagasi liikudes või pärast õnnestunud saatmist suunatakse kasutaja meeldetuletuste nimekirja tagasi.

Käsitsi saatmisel e-kirja malli valik

Käsitsi saatmisel saadetakse kõik arved välja selle e-kirja malliga, mille kasutaja saatmise protsessis valib. Dokumendimalli järgi eelistust ja piiramist ei tehta.
Kasutaja ja kasutajagrupi eelistuse ja piiranguga arvestatakse. See tähendab, et aktiivse kasutaja järgi pakutakse mass-saatmise lehel vaikimisi valikuna seda e-kirja malli, mis on seotud aktiivse kasutajaga ning kui mõni e-kirja mall on piiratud konkreetse kasutajaga, siis teised kasutajad seda e-kirja malli valida ei saa.

Manuaalne saatmine on lubatud ainult kasutajatele, kellel on kasutajagrupis õigus Ost/müük – Saada PDF e-postiga.

Saatmise info kuvamine müügiarvel ja nimekirjas

Kuna meeldetuletuste saatmine on otseselt seotud ühe konkreetse müügiarvega, siis kuvatakse arve kohta saadetud meeldetuletust ka müügiarvel jaotises ‘Saadetud’.

Kui kõige hilisem müügiarvega seotud saatmine on meeldetuletuskirja saatmine, siis kuvatakse müügiarvete nimekirjas viimase saatmise infona meeldetuletuse saatmise infot.

Meeldetuletuste e-kirja mall

Vaikimisi on loodud kõikidele olemasolevatele ja uutele loodavatele ettevõtetele üks meeldetuletuse e-kirja mall.

Lisaks on e-kirja mallil parameetrid:

#CURRENT_DATE – jooksev kuupäev
#CLIENT_BALANCE – kliendi saldo jooksval hetkel

NB! Kui saldo koosneb erinevatest valuutadest, siis asendatakse parameeter ‘?’-ga.

Meeldetuletuse e-kirja mallides on ka võimalik kasutada LinkPay makselinke.

Teavitused

Avalehel nn kellukese teavituse all kuvatakse kasutajale teavitusi koostatud ja saadetud meeldetuletuste kohta juhul, kui vastav teavituste valik on Seaded – Minu kasutajaandmed lehel aktiveeritud.

Teavitusi lisatakse nii edukate koostamiste-saatmiste kohta kui ka siis, kui meeldetuletustega on seotud mõni probleem.

Veapõhjuseks võib olla näiteks:

Kliendil puudub e-posti aadress.
Puudub aktiivne e-kirja mall.
Kliendi e-posti aadress ei ole korrektne.
E-kirja saatmisel tekkis viga – kui on mingi üldine viga kirjade saatmisel.

Info (+372) 660 3303